Rekrytering i kommunen: så löser kommuner personalbristen inom vård, skola och teknik

Kommunerna är några av Sveriges största arbetsgivare, och de konkurrerar om yrkesgrupper som alla vill ha: sjuksköterskor, undersköterskor, lärare, förskollärare och tekniker. Sveriges Kommuner och Regioner har i flera år pekat på att rekryteringsbehovet i välfärden är stort de kommande åren. Den här guiden visar hur kommunen kan rekrytera mer målinriktat, nå kandidaterna som inte söker aktivt och bygga en kompetensförsörjning som håller.

Därför har kommunerna svårt att rekrytera

Andelen äldre ökar, välfärdens uppdrag växer och många medarbetare går i pension. Samtidigt är det samma yrkesgrupper som regioner, privata aktörer och andra kommuner också behöver. Särskilt glesbygdskommuner och verksamheter med obekväma arbetstider har svårt att fylla tjänster.

Kommunal rekrytering har också sina egna utmaningar: tjänster annonseras ofta en och en, processerna är formella och annonserna publiceras i samma kanaler varje gång. Det gör det svårt att nå dem som inte redan letar efter jobb.

Yrkena kommunen konkurrerar om

• Sjuksköterskor och undersköterskor i hemtjänst och särskilt boende
• Lärare och förskollärare
• Socionomer och biståndshandläggare
• Ingenjörer och tekniker inom VA, bygg och plan
• Barnskötare och elevassistenter

Varje grupp har olika drivkrafter och använder olika kanaler. En undersköterska i hemtjänsten och en VA-ingenjör läser inte samma annons på samma sätt – och bör inte få samma budskap.

Från platsannons till kandidatflöde

Den största förändringen en kommun kan göra är att gå från att annonsera tjänster till att bygga ett kandidatflöde. Kommunen söker då aktivt upp kandidater med riktade kampanjer i sociala medier, skickar dem till en egen sida för tjänsten och kontrollerar ansökningarna mot kraven innan de når chefen.

• Kampanjer per tjänst eller yrkesgrupp i Facebook, Instagram, TikTok och Snapchat
• Riktning mot rätt geografi – även utanför kommungränsen
• En landningssida per tjänst med en kort, mobilvänlig ansökan
• Screening mot kraven, så att cheferna bara får aktuella kandidater
• Leverans direkt in i rekryteringssystemet kommunen redan använder

Läs mer i guiden om rekrytering via sociala medier i Sverige och om hur du bygger en förutsägbar kandidatpipeline.

Det kandidaterna vill veta

• Hur en vanlig arbetsdag och ett schema ser ut
• Sysselsättningsgrad – och om heltid är möjligt
• Lön, tillägg och möjligheter till kompetensutveckling
• Vilka kollegor de får och hur ledarskapet fungerar
• Vad kommunen kan hjälpa till med vid flytt: bostad, förskola och jobb till partner

Kommunen har mycket att erbjuda som sällan syns i annonserna: trygga anställningar, ett meningsfullt samhällsuppdrag och ofta nära till natur. Visa det – konkret och med riktiga medarbetare.

Ett exempel: hemtjänsten i en mindre kommun

En kommun behöver fyra sjuksköterskor och åtta undersköterskor i hemtjänsten. I stället för två generella annonser skapar kommunen kampanjer riktade mot vårdpersonal i regionen och mot sjuksköterskor i storstäderna som kan tänka sig att flytta. Annonserna visar kollegorna, hur ett pass ser ut och att kommunen erbjuder heltid och hjälp med bostad.

Intresserade svarar på några korta frågor om utbildning, legitimation, önskad sysselsättningsgrad och startdatum. Ansökningarna kontrolleras mot kraven, och enhetschefen får en sorterad lista med aktuella kandidater i kommunens rekryteringssystem.

Så bygger kommunen sin kompetensförsörjning

• Kartlägg vilka tjänster som blir lediga det närmaste året
• Prioritera yrkesgrupperna med störst brist
• Gör ansökan kort och mobilvänlig
• Ring kvalificerade sökande snabbt
• Använd medarbetare som ambassadörer i annonserna
• Mät resultatet per kanal och yrkesgrupp

Så skriver kommunen annonser som kandidaterna svarar på

Kommunala annonser blir ofta långa och formella. I sociala medier fungerar motsatsen: kort, konkret och personligt. «Undersköterska till hemtjänsten i Ludvika – heltid, schema på fyra veckor, bil i tjänsten» säger mer än en hel befattningsbeskrivning. Visa en riktig kollega, berätta vad ett pass innebär och vad kommunen erbjuder. Den formella annonsen kan ligga kvar i rekryteringssystemet – kampanjen ska få rätt personer dit.

Frågor att ställa i ansökan

• Vilken utbildning och legitimation har du?
• Vilken sysselsättningsgrad önskar du?
• Kan du arbeta kvällar, helger eller natt?
• Var bor du i dag, och kan du tänka dig att flytta?
• När kan du börja?

Med svaren sorterade per tjänst kan enhetscheferna ringa de aktuella kandidaterna först, i stället för att läsa igenom alla ansökningar.

De första 30 dagarna

Många kommuner tappar nyanställda under det första året. Inför ett fadderprogram, ge tid för introduktion innan full arbetsbelastning och ha uppföljningssamtal efter två och fyra veckor. För medarbetare som flyttat till kommunen betyder hjälp med bostad, förskola och nätverk ofta mer än något annat.

Vanliga misstag

• Annonser som är skrivna som befattningsbeskrivningar
• Krav på CV och personligt brev före första kontakt
• Lång tid från sista ansökningsdag till första samtal
• Att bara annonsera i egna kanaler
• Att gömma deltidstjänster i stället för att vara öppen om möjligheterna

Så mäter kommunen resultatet

Följ antal kvalificerade sökande per tjänst, tid till anställning, andelen obesatta tjänster och användningen av bemanningsföretag. När färre tjänster står tomma och bemanningskostnaderna minskar syns effekten både i budgeten och i verksamheten.

Måste kommunen byta rekryteringssystem?

Nej. Kandidaterna levereras in i det system kommunen redan använder, sorterade per tjänst. Saknar kommunen ett eget system ingår SmartHire ATS.

Hur fungerar det med offentliga annonseringsregler?

Tjänsten annonseras som vanligt. Kampanjerna i sociala medier är ett tillägg som gör att fler aktuella kandidater faktiskt ser annonsen och söker.

Passar det mindre kommuner?

Ja. Mindre kommuner har ofta störst svårigheter att nå kandidater, och mest att vinna på riktade kampanjer som når människor även utanför kommunen.

Sammanfattning

Kommuner som lyckas med rekrytering söker upp kandidaterna i stället för att vänta på dem. Med kampanjer per yrkesgrupp, en kort ansökan och screening mot kraven får cheferna fler aktuella kandidater och lägger mindre tid på att sålla. SmartHire sätter upp och driver hela kandidatflödet – från sociala medier till kommunens eget rekryteringssystem.