ATS-integration: så kopplar du sourcingverktyget till ert befintliga arbetsflöde

Ett applicant tracking system (ATS) är hjärtat i de flesta rekryteringsprocesser. Problemet uppstår när sourcingverktyg och ATS inte pratar med varandra – då blir det manuell dataöverföring mellan systemen, och rekryteraren gör samma jobb två gånger.

Vad en bra integration faktiskt innebär

En bra integration betyder att kandidatdata överförs automatiskt och strukturerat till ert ATS i samma ögonblick som kandidaten är redo för nästa steg.

• Automatisk överföring av kandidatdata utan manuell registrering
• Statusuppdateringar synkas åt båda hållen
• Historik från sourcing och uppföljning syns i ATS-profilen
• Ingen dubbelregistrering av kandidater som redan finns i systemet

Vanliga ATS-system på den svenska marknaden

Teamtailor, ReachMee, Jobylon, Workday och SmartRecruiters är bland de mest använda ATS-systemen i Norden. SmartHire stödjer integration med dessa och de flesta andra vanliga system.

Vad du bör fråga leverantören om

Fråga alltid vilka ATS-system de har färdigbyggda integrationer för, vad som krävs av er IT-avdelning för att sätta upp det, och om integrationen är tvåvägs eller enkelriktad.

Före och efter en integration

Utan integration exporteras kandidater som Excel-filer, kopieras in för hand och riskerar att registreras två gånger. Med integration dyker kandidaten upp i ATS med rätt status och källa, och rekryteraren kan gå direkt till samtal.

Checklista inför en integration

• Vilket ATS använder ni och vilken version?
• Vilka fält ska överföras, till exempel namn, telefon, e-post och källa?
• Ska statusar synkas åt båda hållen?
• Vem hos er ansvarar för åtkomst och behörigheter?
• Hur hanteras dubbletter och gallring?

Personuppgifter

Kandidatdata är personuppgifter. Se till att det finns ett tydligt samtycke, att leverantören har ett personuppgiftsbiträdesavtal och att ni vet var datan lagras. Kontrollera gällande regler för ert bolag.

Så går ni vidare

Börja med en kartläggning: vilket ATS ni har, vilka uppgifter som behöver följa med och vem som ansvarar för åtkomsten. Testa sedan integrationen med en enda roll innan ni kopplar in fler. Då syns eventuella problem med fält, dubbletter och statusar tidigt, och det är enkelt att justera.

Att tänka på

Ett vanligt tecken på att en integration behövs är att rekryteraren kopierar uppgifter mellan två system varje vecka. Räkna hur många minuter det tar per kandidat och multiplicera med antalet kandidater i månaden. Då ser du direkt vad en integration kan spara.

Behöver jag ett ATS för att använda SmartHire?

Nej. Ett ATS gör arbetet smidigare, men det går att börja utan.

Hur lång tid tar en integration?

Det beror på ATS och vilka fält som ska kopplas. Fråga leverantören vad som krävs av er IT-avdelning.

Vad är skillnaden mellan enkelriktad och tvåvägs integration?

Enkelriktad skickar data från ett system till ett annat. Tvåvägs synkar ändringar åt båda håll, så att statusar stämmer.