Workday och extern sourcing: mer kandidatflöde för svenska bolag utan att ändra uppsättningen

Workday är ett av de mest djupt konfigurerade HR-systemen som används av större svenska bolag med verksamhet i flera länder – kopplat till godkännandekedjor, compliance och års processdesign som gör det verkligt störande att riva ut eller ersätta. De flesta stora organisationer som kör Workday har inte ett Workday-problem. De har ett problem högst upp i tratten: för få kvalificerade kandidater når någonsin fram till tjänsten för att testa hur bra den efterföljande processen faktiskt är.

Varför bolag bygger ovanpå Workday istället för att jobba runt det

Workdays styrka är att hantera kandidater och tjänster i stor skala över affärsenheter och länder – inte att generera kandidater. Bolag som försöker lösa en tunn pipeline genom att justera Workday-konfigurationen optimerar fel lager. Lösningen sitter uppströms: få in fler kvalificerade kandidater i tjänsten, och låt Workday göra det systemet redan är bra på.

Så kopplas ett sourcing-lager till Workday

Workday stödjer kandidatintegration via sitt web services- och API-lager, som kan ta emot strukturerade kandidatinlämningar kopplade till en specifik tjänst. Ett sourcing-lager som förscreenar kandidater externt — genom sociala kampanjer och automatiserad kvalificering — kan skicka endast matchade kandidater in i Workday som nya ansökningar, med screeningdata bifogad.

Vad som förändras – och vad som inte gör det

• Förändras inte: godkännandeflöden, tjänstestruktur, åtkomst för anställande chefer, compliance-konfiguration
• Förändras inte: vilket system rekryteraren loggar in i
• Förändras: volym och kvalitet på kandidaterna som visas i tjänsten
• Förändras: hur mycket rekryterartid som går till sourcing kontra intervjuer och avslut

Så ser det ut i praktiken

Föreställ er en industrikoncern som använder Workday globalt, men där den svenska avdelningen anställer teknisk personal snabbare än den lokala arbetsmarknaden levererar sökande. Resten av koncernen behöver inte märka något — sourcing-lagret kopplas endast mot de svenska tjänsterna, medan godkännandekedjor och rapportering för övriga länder förblir helt oförändrade.

När detta är värt att sätta upp

Detta betyder mest när en specifik affärsenhet eller region inom en stor Workday-installation konsekvent är underförsörjd — en ny satsning som anställer aggressivt, eller en marknad där arbetsgivarvarumärket ännu inte fått fäste. Att fixa den enhetens tillförsel kräver inte att röra den delade Workday-konfigurationen resten av bolaget är beroende av.

Det SmartHire lägger till ovanpå Workday

SmartHire opererar helt uppströms om Workday — kör sociala sourcingkampanjer för att nå passiva kandidater, förscreenar dem mot kravprofilen, och levererar endast kvalificerade kandidater in i tjänsten. Workday-investeringen, konfigurationen och arbetsflödena förblir exakt som de är.

Checklista inför en koppling till Workday

• Vilka tjänster eller regioner har tunnast flöde i dag?
• Vilka uppgifter om kandidaten ska följa med in i systemet?
• Vem hos er ansvarar för åtkomst och behörigheter?
• Hur ska dubbletter och gallring hanteras?
• Hur mäter ni resultatet före och efter?

Kandidatdata är personuppgifter. Kontrollera att samtycke, personuppgiftsbiträdesavtal och lagring uppfyller era regler innan ni startar.

Måste vi byta system för att använda ett sourcing-lager?

Nej. Sourcing-lagret körs vid sidan av och skickar in förkvalificerade kandidater, medan ni fortsätter arbeta i Workday som vanligt.

Hur lång tid tar uppsättningen?

Det beror på vilka fält som ska kopplas och vad som krävs av er IT-avdelning. Börja gärna med en enda tjänst.

När är detta mest värt att göra?

När en avdelning eller region har tunt kandidatflöde till vissa tjänster medan resten av systemet fungerar som det ska.