Slik reduserer du time to hire fra 45 til under 14 dager

Mange norske bedrifter bruker 30–59 dager på én rekrutteringsprosess. I den tiden tar de beste kandidatene andre jobber, ledere mister tålmodigheten og arbeidet hoper seg opp. I denne guiden går vi gjennom hva som faktisk tar tid, og hvordan du kutter det ned uten å gå på kompromiss med kvaliteten.

Hvor tiden går

• Før kandidatene kommer: godkjenning, annonse og venting på søkere
• Screening: å lese søknader og sortere
• Planlegging: å finne tid til intervjuer
• Tilbakemelding: å vente på ledere
• Tilbudet: forhandling og papirarbeid
• Oppsigelsestid: ofte utenfor din kontroll, men du kan planlegge for den

Tiltak som kutter tid

• Start søket før stillingen er formelt åpen, og nå passive kandidater
• Automatiser første screening mot tydelige krav
• La kandidater booke intervjutid selv
• Kutt antall intervjurunder for like roller
• Sett frister for tilbakemelding fra ledere
• Lag tilbud raskt, og hold kontakt gjennom oppsigelsestiden

Et eksempel

Anta at en stilling tradisjonelt bruker ti dager på å få de første søkerne og deretter to uker på intervjuer. Ved å bygge kandidatflyt på forhånd og la kandidatene booke tid selv, kan første intervjuer skje i løpet av få dager, og totaltiden falle betydelig. Eksempelet er illustrerende.

Mål fremgangen

• Tid til ansettelse per rolle
• Tid i hvert steg
• Frafall mellom stegene
• Andel som takker ja til tilbud

Kortere tid skal ikke gå på bekostning av kvaliteten. Følg også avgang første år.

En plan for de neste 30 dagene

• Uke 1: kartlegg de siste ansettelsene og se hvor tiden gikk
• Uke 2: fjern den største forsinkelsen, ofte ventetid på kandidater eller tilbakemelding
• Uke 3: innfør selvbooking, frister for tilbakemelding og automatisk screening
• Uke 4: mål på nytt, fjern ett unødvendig steg og sett mål

Vanlige feil

• Å effektivisere intervjuene når forsinkelsen er før kandidatene kommer
• Å kutte så mange steg at kvaliteten faller
• Å la ledere bruke dager på tilbakemelding
• Å glemme kandidatopplevelsen

Sjekkliste

• Du vet hvor tiden går i dag
• Første screening er automatisert
• Kandidater kan booke tid selv
• Ledere har frister for tilbakemelding
• Du følger tid per steg

Slik hjelper SmartHire

SmartHire kutter den lengste og minst synlige delen: ventetiden på kvalifiserte kandidater. Første filtrerte kandidater kommer typisk innen 3–5 dager.

Hva er time to hire?

Tiden fra en kandidat går inn i prosessen til tilbudet er akseptert.

Hvor kan jeg spare mest tid?

Ofte før kandidatene kommer, og i ventetiden på tilbakemelding og planlegging.

Går kortere tid ut over kvaliteten?

Ikke nødvendigvis. Fjern ventetid som ikke tilfører verdi, behold strukturerte intervjuer og følg avgang første år.