Kompetensförsörjning: så säkrar du rätt kompetens nu och framåt

Kompetensförsörjning är det långsiktiga arbetet med att se till att verksamheten har rätt kompetens, i rätt mängd, på rätt plats och vid rätt tidpunkt. Det handlar inte bara om att rekrytera, utan också om att attrahera, utveckla, behålla och avveckla medarbetare. Personalförsörjning handlar om antal. Kompetensförsörjning handlar om både antal och vilken kompetens som behövs.

För många svenska arbetsgivare har frågan gått från HR-strategi till akut problem. Stora pensionsavgångar, fler äldre som behöver vård och omsorg och brist på yrkesutbildade gör att rekrytering ensamt inte räcker. Den här guiden går igenom hur du kartlägger behovet, gör en plan och väljer rätt åtgärder.

ARUBA: modellen de flesta utgår från

Många kommuner, regioner och företag beskriver kompetensförsörjning med ARUBA-modellen. Den delar upp arbetet i fem delar som hänger ihop.

• Attrahera: att vara en arbetsgivare som rätt personer vill arbeta hos
• Rekrytera: att hitta, bedöma och anställa rätt personer
• Utveckla: att bygga kompetensen hos dem som redan arbetar hos er
• Behålla: att se till att medarbetarna vill stanna
• Avveckla: att hantera avslut professionellt och föra vidare kunskapen

Poängen med modellen är att balansera delarna. Ett företag som bara rekryterar men inte behåller fyller en hink med hål i botten.

Så kartlägger du kompetensbehovet

Börja med verksamhetens mål, inte med dagens organisationsschema. Fråga vad verksamheten ska klara om tre till fem år, och vad som krävs för det.

• Nuläge: vilka kompetenser och hur många personer finns i dag, per roll och enhet
• Avgångar: vem går i pension, och var är personalomsättningen hög
• Framtida behov: vilka roller växer, vilka förändras och vilka försvinner
• Gap: skillnaden mellan det ni har och det ni behöver, i antal och kompetens
• Marknaden: hur lätt är det att rekrytera varje roll i er region

Arbetsförmedlingens yrkesprognoser och SCB:s arbetskraftsbarometer ger en bild av vilka yrken det råder brist på nationellt och regionalt. Använd dem som komplement till era egna siffror.

Från strategi till kompetensförsörjningsplan

Strategin anger riktningen. Planen säger vad som ska göras, av vem och när. En enkel plan per roll eller kompetensområde kan se ut så här.

Rekrytering: när den vanliga annonsen inte räcker

I bristyrken räcker det sällan att lägga ut en annons på Platsbanken och vänta. De flesta du behöver har redan ett jobb och letar inte. Då måste du gå dit de finns.

• Nå passiva kandidater med riktade annonser i sociala medier, där de faktiskt finns varje dag
• Sänk tröskeln: en kort ansökan i mobilen i stället för CV och personligt brev
• Se över kraven. Är alla verkligen nödvändiga från dag ett
• Bygg en talangpool av tidigare sökande som ni kan återkomma till
• Använd medarbetarnas nätverk genom rekommendationer

Utveckla och behålla: den billigaste kompetensförsörjningen

Varje medarbetare som stannar är en rekrytering ni slipper. Varje medarbetare som växer in i en bristroll är en rekrytering ni inte behöver göra på en svår marknad.

• Kartlägg vilka medarbetare som kan och vill ta större ansvar
• Erbjud utbildningsvägar in i bristroller, till exempel från vårdbiträde till undersköterska
• Följ upp nyanställda tätt de första månaderna, då risken att de slutar är störst
• Gör avgångssamtal och använd svaren
• Se över scheman, heltid och villkor. De väger ofta tyngst för att stanna

Avveckla och föra vidare kunskapen

När erfarna medarbetare går i pension försvinner ofta kunskap som ingen har skrivit ner. Planera överlämningen i god tid, låt den som slutar handleda en efterträdare och dokumentera de viktigaste rutinerna.

Kompetensförsörjning i kommuner och regioner

Offentlig sektor har några av de största utmaningarna. Behovet av vård, omsorg och skola växer samtidigt som många medarbetare går i pension, och lönerna kan inte alltid konkurrera med privat sektor. Därför arbetar många kommuner med heltid som norm, interna utbildningsvägar som undersköterskelyft och samarbeten med gymnasier och vuxenutbildning. Rekryteringen behöver också nå dem som inte söker: undersköterskor och lärare som redan har jobb i grannkommunen eller i privat regi.

Nyckeltal att följa

• Andel tjänster som är svåra att tillsätta, per roll
• Tid från behov till tillsatt tjänst
• Personalomsättning totalt och bland nyanställda
• Pensionsavgångar de kommande tre till fem åren
• Andel tjänster som tillsätts internt
• Kostnad för bemanningsföretag och övertid, som ofta visar var kompetensen saknas

Följ nyckeltalen minst en gång per kvartal för de kritiska rollerna. Kostnaden för hyrpersonal och övertid är ofta den tydligaste signalen till ledningen om att kompetensförsörjningen inte fungerar.

Vanliga misstag

• Att se kompetensförsörjning som en HR-fråga i stället för en verksamhetsfråga
• Att planera för antal personer men inte för vilken kompetens som behövs
• Att bara rekrytera och glömma att behålla
• Att vänta tills någon slutat innan rekryteringen börjar
• Att använda samma kanaler för alla roller, även där de inte når rätt personer

Checklista

• Ni vet vilka roller som är kritiska och svåra att tillsätta
• Pensionsavgångar och omsättning är kartlagda för de kommande åren
• Det finns en plan per kompetensgap med ansvarig och tidpunkt
• Ni når kandidater som inte söker aktivt
• Nyanställda följs upp efter 30 och 90 dagar
• Planen följs upp minst en gång per år

Så hjälper SmartHire

SmartHire hjälper till med rekryteringsdelen av kompetensförsörjningen, särskilt för bristyrken. Vi kör riktade annonser på Facebook, Instagram, TikTok och Snapchat mot personer med rätt erfarenhet, även dem som inte söker jobb, granskar dem mot era krav och levererar bara dem som matchar till ert ATS. För de flesta roller kommer de första kvalificerade kandidaterna inom 2–5 dagar.

Vad är kompetensförsörjning?

Det långsiktiga arbetet med att säkra rätt kompetens i rätt mängd vid rätt tidpunkt, genom att attrahera, rekrytera, utveckla, behålla och avveckla medarbetare.

Vad är skillnaden mellan kompetensförsörjning och personalförsörjning?

Personalförsörjning handlar om att ha tillräckligt många medarbetare. Kompetensförsörjning handlar dessutom om att de har rätt kompetens för verksamhetens behov nu och framåt.

Vad ska en kompetensförsörjningsplan innehålla?

Nuläge, framtida behov, gapet mellan dem och konkreta åtgärder med ansvarig och tidpunkt för varje kompetensområde.

Vad står ARUBA för?

Attrahera, rekrytera, utveckla, behålla och avveckla. Modellen används av många kommuner och företag för att beskriva kompetensförsörjningens delar.