Arubamodellen – så fungerar den för kompetensförsörjning (med exempel)

Arubamodellen, ofta skriven ARUBA, är en modell för kompetensförsörjning som delar upp arbetet i fem steg: attrahera, rekrytera, utveckla, behålla och avveckla. Namnet bildas av stegens första bokstäver. Modellen används av många arbetsgivare, både offentliga och privata, för att se kompetensförsörjningen som en helhet i stället för en rad lösa rekryteringar.

Här går vi igenom vad varje steg innebär, vilka konkreta åtgärder som hör till och hur du använder modellen som mall för en roll eller ett kompetensområde. Vill du se helheten först, med kartläggning av behovet och en kompetensförsörjningsplan, börja med guiden om kompetensförsörjning.

Arubamodellen i korthet

Modellen beskriver kompetensförsörjning som ett kretslopp där stegen påverkar varandra. Det ni gör för att behålla medarbetare påverkar hur attraktiva ni är som arbetsgivare, och hur ni hanterar avslut påverkar både ryktet och vilken kunskap som stannar kvar. Poängen är inte att göra allt lika mycket, utan att lägga kraften där verksamhetens behov är störst.

Attrahera: bli en arbetsgivare som rätt personer vill arbeta hos

Att attrahera handlar om att rätt personer känner till er och vill arbeta hos er, gärna innan ni har en ledig tjänst. Det bygger på ett arbetsgivarvarumärke som stämmer med verkligheten och på att ni syns där målgruppen faktiskt finns.

• Formulera konkret vad ni erbjuder: arbetsuppgifter, villkor, utveckling och vardag
• Låt medarbetare berätta om sitt arbete i stället för att använda generella värdeord
• Prioritera målgrupper utifrån de roller som är svårast att tillsätta
• Var synlig i de kanaler där målgruppen är, även bland dem som inte söker jobb
• Ta vara på kontakter med skolor, praktikanter och tidigare sökande

Rekrytera: från behov till anställning

Rekrytering är steget där behovet blir en anställning. Här avgörs om intresset från attrahera-steget leder till rätt person, och hur snabbt. En långsam eller krånglig process tappar kandidater som har andra alternativ.

• Börja med en kravprofil som skiljer på det som är nödvändigt och det som är meriterande
• Välj kanaler efter roll: jobbsajter för aktiva sökande, riktade annonser och direktkontakt för dem som inte söker
• Gör ansökan kort och möjlig att skicka från mobilen
• Använd strukturerade intervjuer med samma frågor till alla kandidater för samma roll
• Ge besked snabbt i varje steg och planera introduktionen innan avtalet är klart

Utveckla: bygg kompetensen ni redan har

Att utveckla betyder att stärka kompetensen hos dem som redan arbetar hos er. Det är ofta snabbare och säkrare än att rekrytera, särskilt för roller där det är brist på sökande.

• Gör en kompetensinventering: vad kan medarbetarna i dag och vad behövs framåt
• Använd utvecklingssamtal för att koppla individens mål till verksamhetens behov
• Skapa interna vägar in i bristroller, till exempel genom utbildning på arbetstid
• Låt erfarna medarbetare handleda nyare kollegor
• Följ upp att det nya används i arbetet, inte bara att utbildningen är genomförd

Behålla: få rätt medarbetare att stanna

Varje medarbetare som stannar är en rekrytering ni slipper. Att behålla handlar om arbetsmiljö, ledarskap, villkor och utvecklingsmöjligheter, och om att i tid märka när någon funderar på att sluta.

• Ge nyanställda en strukturerad introduktion och följ upp under de första månaderna
• Följ personalomsättningen per enhet och roll, inte bara totalt
• Ha regelbundna samtal om trivsel, arbetsbelastning och utveckling
• Se över scheman, arbetstider och flexibilitet där verksamheten tillåter det
• Ta reda på varför medarbetare stannar, inte bara varför de slutar

Avveckla: avsluta väl och för vidare kunskapen

Avveckla är det steg som oftast glöms bort. Det omfattar pensionsavgångar, uppsägningar och tillfällen då en medarbetare själv väljer att gå. Ett väl hanterat avslut skyddar kunskap, arbetsmiljön för dem som stannar och ert rykte som arbetsgivare.

• Planera överlämningen i god tid inför kända pensionsavgångar
• Dokumentera rutiner och kontakter som bara en person känner till
• Gör avgångssamtal och använd svaren i arbetet med att behålla
• Följ de lagar och kollektivavtal som gäller vid uppsägning, och ta hjälp om ni är osäkra
• Avsluta så att personen kan tänka sig att komma tillbaka eller rekommendera er

Mall: Arubamodellen som checklista

Använd tabellen som mall för en roll eller ett kompetensområde. Kopiera den till ert eget dokument eller kalkylark och fyll i nuläge, åtgärd, ansvarig och när åtgärden ska vara klar för varje steg. Hakparenteserna ersätter ni med era egna uppgifter.

• Ni vet vilka roller som är kritiska och svåra att tillsätta
• Varje steg i modellen har minst en åtgärd, en ansvarig och en tidpunkt
• Erbjudandet till kandidater är formulerat och stämmer med verkligheten
• Rekryteringen har en kravprofil, tydliga steg och snabba besked
• Det finns en plan för kompetensutveckling i bristroller
• Nyanställda följs upp under de första månaderna
• Avgångssamtal görs och svaren används
• Planen följs upp minst en gång per år

Arubamodellen och rekryteringsmarknadsföring

Rekryteringsmarknadsföring är det praktiska verktyget för modellens två första steg. Den gör att rätt personer känner till er innan de söker, vilket är attrahera, och leder dem vidare till en ansökan, vilket är rekrytera. Utan den stannar attrahera-steget lätt vid en ambition som aldrig når målgruppen.

Kopplingen går också åt andra hållet. Det ni gör i utveckla och behålla blir innehållet i marknadsföringen: verkliga utvecklingsvägar, medarbetare som har stannat och vuxit, och villkor ni kan stå för. Kandidater som inte fick jobbet och tidigare medarbetare som slutat på goda villkor kan dessutom bli en talangpool ni återkommer till.

Vanliga misstag

• Att bara arbeta med rekrytera och glömma de andra stegen
• Att se modellen som en HR-fråga i stället för en verksamhetsfråga
• Att ha åtgärder utan ansvarig och tidpunkt
• Att hoppa över avveckla och tappa kunskap vid pensionsavgångar

Så hjälper SmartHire

SmartHire hjälper till i attrahera- och rekrytera-stegen. Vi kör riktade annonser på Facebook, Instagram, TikTok och Snapchat mot personer med rätt erfarenhet, även dem som inte söker jobb, granskar dem mot era krav och levererar bara dem som matchar till ert ATS. För de flesta roller kommer de första kvalificerade kandidaterna inom 2–5 dagar.

Vad står ARUBA för?

Attrahera, rekrytera, utveckla, behålla och avveckla. Namnet bildas av de fem stegens första bokstäver.

Vad är Arubamodellen?

En modell som delar upp kompetensförsörjning i fem sammanhängande steg, så att arbetsgivaren ser hela kedjan från att väcka intresse till att hantera avslut.

Fungerar Arubamodellen för privata företag?

Ja. Modellen är vanlig i kommuner och regioner, men stegen gäller alla arbetsgivare som behöver attrahera, anställa och behålla kompetens. Ett mindre företag kan använda den i en enkel form, med en rad per steg.

Hur använder man Arubamodellen i praktiken?

Välj de roller som är svårast att tillsätta, beskriv nuläget i varje steg, bestäm en åtgärd med ansvarig och tidpunkt per steg och följ upp regelbundet.