Visma Recruit og ekstern sourcing: flere kvalifiserte søkere for norske virksomheter

Visma Recruit er et av de mest brukte rekrutteringssystemene blant norske kommuner og mellomstore virksomheter. Det gir god struktur og oversikt, men er ikke bygget for å skaffe kandidater. Et eksternt sourcing-lag kobles på for å øke kandidatflyten uten å endre hvordan dere allerede bruker systemet. I denne guiden går vi gjennom hvordan.

Hva Visma Recruit gjør bra

• Struktur og oversikt over kunngjøringer og kandidater
• Støtte for kommunale og offentlige prosesser
• Integrasjon med andre Visma-systemer
• Samarbeid og vurdering i teamet
• Enkel og kjent i mange organisasjoner

Hva som ofte mangler

Kommuner har jevnlige behov for helse- og omsorgspersonell, lærere og fagarbeidere, der kandidatene sjelden leter aktivt. Systemet mottar de som søker, men når ikke de som ikke gjør det.

Slik kobles et sourcing-lag på

• Kampanjer når kandidater i kommunen og nabokommuner
• Automatisk kvalifisering mot kravene
• Bare treff leveres til Visma Recruit
• Kunngjøringsrutiner og regelverk følges som før
• Kilde og kampanje registreres på hver kandidat

Regler og offentlige krav

Offentlige virksomheter har egne regler for kunngjøring, likebehandling og innsyn. Et sourcing-lag skal supplere, ikke erstatte, de vanlige rutinene. Avklar med HR og jurister hvordan kampanjer og kunngjøring henger sammen.

Hvilke data som overføres

• Navn og kontaktinformasjon
• Svar på kvalifiserende spørsmål
• Kilde og kampanje
• Samtykke og tidspunkt
• Kobling til riktig stilling og steg i Visma Recruit

Det overføres bare det som trengs for å følge opp kandidaten. Avklar med leverandøren hvordan dataene lagres og slettes, og at rutinene for kunngjøringsrutinene og regelverket ikke berøres.

Slik måler du effekten

• Antall kvalifiserte kandidater per uke fra sourcing-laget
• Kostnad per kvalifiserte kandidat sammenlignet med andre kilder
• Tid fra interesse til første samtale
• Andel som blir ansatt, og avgang de første månedene

Sammenlign resultatene med det dere får via kunngjøringer og kandidatsteg alene. Bruk tallene til å avgjøre om du utvider til flere roller.

Vanlige feil

• Å starte for bredt i stedet for å pilotere på én eller to roller
• Å endre arbeidsflyten i Visma Recruit unødvendig
• Å glemme å registrere kilde og kampanje
• Å ikke involvere IT og personvern tidlig

Et eksempel

En kommune som trenger jevnlig nye helsefagarbeidere kjører kampanjer parallelt med ordinær kunngjøring, og kandidatene havner i Visma Recruit med kilde. Rekrutterne jobber som før. Eksempelet er illustrerende.

En plan for de neste 30 dagene

• Uke 1: velg roller og avklar regler og integrasjon
• Uke 2: sett opp og test
• Uke 3: start en pilot
• Uke 4: mål og bestem utvidelse

Slik hjelper SmartHire

SmartHire er et sourcing-lag som kobles til Visma Recruit og leverer bare kvalifiserte treff. Første filtrerte kandidater kommer typisk innen 2–5 dager.

Kan kommuner bruke sourcing-kampanjer?

Ja, som supplement til ordinær kunngjøring, forutsatt at regelverket følges.

Endrer det hvordan vi bruker Visma Recruit?

Nei. Kandidatene overføres via integrasjon, og rutinene forblir uendret.

Hvilke roller passer best?

Helse og omsorg, fagarbeidere og andre roller med jevn etterspørsel.