ATS-integrasjon: slik kobler du sourcingverktøyet til din eksisterende arbeidsflyt

Et sourcingverktøy som ikke snakker med ditt ATS skaper dobbeltarbeid: kandidater må flyttes manuelt, data går tapt og teamet mister oversikten. En god ATS-integrasjon gjør at kandidatene havner riktig sted uten ekstra arbeid. I denne guiden går vi gjennom hva en god integrasjon er, hva du bør kreve av leverandøren og hvordan du sikrer at den fungerer i praksis.

Hva en god ATS-integrasjon gjør

• Kandidater opprettes i ATS-et automatisk, i riktig stilling og steg
• Kilde og kampanje registreres, slik at du kan følge opp hva som gir ansettelser
• Duplikater håndteres, slik at ingen dukker opp to ganger
• Samtykke og personverndata følger med
• Godkjenningskjeder og arbeidsflyt forblir uendret
• Teamet fortsetter å jobbe i verktøyet det allerede kan

Hva du bør kreve av leverandøren

• Støtte for ditt ATS, via API eller standard integrasjon
• Klar oversikt over hvilke data som overføres
• Mulighet til å teste med noen få kandidater først
• Rask hjelp hvis noe feiler
• Åpenhet om personvern og datalagring

Slik ser en enkel integrasjon ut

Når en kandidat er kvalifisert i sourcingverktøyet, sendes en post til ATS-et med navn, kontaktinformasjon, svar og kilde. Kandidaten legges inn i riktig stilling og steg, og en rekrutterer får beskjed. Ingen manuell flytting er nødvendig.

Vanlige feil

• Å velge et verktøy uten å sjekke at det støtter ATS-et ditt
• Å la dataene bli liggende i to systemer
• Å glemme kilde og kampanje, slik at du ikke kan måle
• Å ikke teste før full drift
• Å endre arbeidsflyten i ATS-et unødvendig

Slik kommer du i gang

• Kartlegg hvilket ATS du bruker og hva du trenger overført
• Spør leverandøren om integrasjonen og be om en test
• Sett opp en pilot med én rolle
• Følg med på at kandidater havner riktig og at kilde registreres
• Utvid til flere roller når det fungerer

Sjekkliste

• Integrasjonen er testet med noen få kandidater
• Kilde og kampanje registreres
• Duplikater håndteres
• Personverndata følger med
• Teamet vet hvor kandidatene dukker opp

Slik hjelper SmartHire

SmartHire leverer kvalifiserte kandidater inn i ATS-et du allerede bruker, via API eller standard integrasjon, med kilde og kampanje på hver kandidat. Første filtrerte kandidater kommer typisk innen 3–5 dager.

Må jeg bytte ATS for å bruke et sourcingverktøy?

Nei. Et godt verktøy integrerer med det du har, slik at arbeidsflyten forblir den samme.

Hva bør jeg teste?

At kandidater havner i riktig stilling og steg, at kilde registreres og at duplikater håndteres.

Hva om ATS-et mitt ikke støttes?

Spør leverandøren om alternative løsninger, for eksempel import eller en enkel kobling, og vurder om det er verdt kompromisset.