Så minskar du time to hire från 45 till under 14 dagar

En lång rekryteringsprocess är kostsam på tre sätt: tjänsten är obesatt, teamet är överbelastat och de bästa kandidaterna tackar ja till konkurrenten. Time to hire är inte bara ett KPI – det är pengar. Och det kan dramatiskt minskas med rätt strategi.

Var försvinner tiden?

• Väntan på ansökningar: jobbtavlor är passiva och resultaten kommer långsamt
• Manuell screening: genomgång av hundratals irrelevanta CV:n
• Fram-och-tillbaka kommunikation: planering av samtal, bekräftelser och avslag
• Intern beslutsprocess: för många beslutsfattare i processen

De tre grepppen som minskar time to hire snabbast

Det första greppet är att byta från reaktiv till proaktiv sourcing – istället för att vänta på ansökningar, bygga en pipeline av redan kvalificerade kandidater du kan kontakta direkt när behovet uppstår. Det andra är att automatisera den första kvalificeringen. Det tredje är att minska antalet steg i processen: två samtal istället för fyra räcker vanligtvis.

Vad 14 dagar faktiskt kräver

En rekryteringsprocess på under 14 dagar är möjlig men kräver två saker: en färdig pipeline av kvalificerade kandidater och ett system som automatiserar allt mellan annons och samtal. SmartHire-kunder ser de första ferdig kvalificerade kandidaterna inom 3–5 dagar från aktivering.

Så mäter du time to hire

Time to hire räknas oftast från dagen kandidaten först kommer in i processen, eller från annonsstart, till dagen ett erbjudande accepteras. Välj en definition, skriv ned den och använd samma varje gång, annars går det inte att jämföra över tid.

• Dagar från annonsstart till första kvalificerade kandidat
• Dagar från första samtal till erbjudande
• Dagar från erbjudande till accepterat erbjudande
• Dagar från accepterat erbjudande till första arbetsdag

En åtgärdslista för de första veckorna

• Avgör kravprofilen med hiring manager innan annonsen går live
• Boka intervjutider i förväg
• Svara varje kandidat samma dag
• Minska antalet intervjuomgångar där det går
• Ge skriftlig feedback inom en dag efter varje intervju
• Fatta beslut om erbjudande inom ett fastställt antal dagar

Vad som ligger utanför din kontroll

Uppsägningstid är oftast utanför din kontroll. Räkna med den när du planerar och håll kontakten med den nyanställde fram till första dagen så att erbjudandet inte kallnar.

Vad är ett bra time to hire?

Det varierar mycket mellan roller och branscher. Jämför i första hand med er egen historik och sätt ett mål per roll.

Hur kan jag korta processen utan att sänka kvaliteten?

Minska antalet steg, automatisera den första filtreringen och fatta beslut snabbt. Kortare tid ger inte sämre kvalitet om kraven är tydliga från början.

Vad kostar en lång rekryteringsprocess?

Kostnaden är främst obesatt tjänst, överbelastat team och kandidater som tackar ja till någon annan. Räkna ut vad en obesatt månad kostar för just den rollen.