Avslag på jobbansökan: mallar och exempel

Avslaget är det meddelande de flesta kandidater faktiskt minns, och det som flest arbetsgivare gör fel genom att inte skicka alls. Regeln under alla versioner nedan: ju längre någon kom, desto mer är du skyldig dem.

Ansökningsskedet, ingen intervju

'Tack för din ansökan till [tjänst] hos [företag]. Vi fick många ansökningar och har efter en genomgång beslutat att inte gå vidare med din den här gången. [Om sant och specifikt: det avgörande var [konkret faktor] för de roller vi tillsätter just nu.] [Om sant: vi sparar dina uppgifter för liknande tjänster i [period] – säg till om du hellre vill att vi inte gör det.] Tack igen för ditt intresse.'

Efter ett telefonsamtal

'Tack för att du tog dig tid att prata om [tjänst]. Efter vårt samtal tror jag inte att just den här rollen är rätt matchning – [ett ärligt, icke-sårande skäl]. [Om sant: jag vill verkligen uppmuntra dig att söka [annan roll eller framtida tjänster].] Jag uppskattade samtalet och önskar dig lycka till.'

Efter en intervju

'Tack för att du intervjuade för [tjänst] och för tiden och tanken du la ner. Det var ett nära beslut, och vi har valt att gå vidare med en annan kandidat. [En eller två meningar konkret, användbar återkoppling – en verklig styrka och det som avgjorde, bara om du kan göra det på riktigt.] [Om sant: du var en stark kandidat och jag skulle välkomna en ansökan för framtida [rollfamilj] – får jag spara dina uppgifter?] Tack igen, och lycka till.'

Slutskedet, erbjudandet gick till någon annan

'Det här är ett svårt mejl att skicka. Du var en av två kandidater vi gärna hade anställt för [tjänst], och beslutet kom ner till [specifik, rättvis faktor]. [Konkret återkoppling – den har de förtjänat.] Jag vill inte att det här ska vara slutet på kontakten: [konkret nästa steg]. Tack för att du gick igenom hela processen med oss.'

Avslå i stor skala utan PR-problem

• Autobekräfta varje ansökan vid inskick
• Avslå ej aktuella sökande inom din SLA – till exempel fem arbetsdagar – automatiskt, med ansökningsskedets formulering
• Autoavslå aldrig någon som pratat med en människa; telefon- och intervjuavslag får ett personligt meddelande
• Håll skälbanken kort: tre eller fyra ärliga, förhandsgodkända skäl
• Led starka-men-inte-nu-kandidater till en pool i stället för en återvändsgränd

Vad du inte ska göra

• Ghosta – det vanligaste och mest skadliga valet
• Säga 'vi sparar ditt CV' när ni inte gör det
• Hitta på detaljerad återkoppling – vagt men ärligt slår detaljerat men påhittat
• Dröja i veckor – ett snabbt nej är en vänlighet
• Debattera beslutet – leverera det tydligt, erbjud återkoppling en gång

Ska avslagsmail automatiseras?

Avslag i ansökningsskedet kan automatiseras med ett ärligt förhandsgodkänt skäl. Alla som haft ett samtal eller en intervju bör få ett personligt meddelande.

Hur snabbt bör man skicka ett avslag?

Inom din publicerade SLA för ansökningsskedet, och inom några dagar efter beslutet för alla som intervjuat. Tystnad är det kandidater minns och skriver omdömen om.

Påverkar kandidatupplevelsen rekryteringsresultatet?

Ja – den syns i acceptansgrad på erbjudanden, i offentliga omdömen som påverkar framtida sökande, och i om avvisade kandidater någonsin söker igen.

SmartHire håller en varm pool av förkvalificerade kandidater, så att en stark slutkandidat som missar den här gången är lätt att ta tillbaka till nästa öppning.