Referenstagning: så tar du referenser som arbetsgivare (med frågor)

Referenstagning är ett samtal med någon som har arbetat med kandidaten, oftast en tidigare chef. Den görs sent i processen, efter intervjuerna och före erbjudandet. Syftet är att bekräfta det du har sett och fånga det du inte har sett. Rätt gjord är den det billigaste skyddet mot en felrekrytering.

När ska du ta referenser?

Ta referenser på de en eller två kandidater du överväger att anställa. Att ringa för alla i första omgången tar tid och ger lite. Vänta inte heller tills erbjudandet är skickat, då är det svårt att ändra sig.

Vem ska du prata med?

• Närmaste chef i någon av de senaste anställningarna. Den viktigaste referensen
• En kollega, eller någon kandidaten har lett om tjänsten har personalansvar
• Minst två referenser, så att du kan jämföra

Ring de referenser kandidaten själv har lämnat, och fråga kandidaten innan du kontaktar någon annan. Kandidaten ska veta vem du pratar med.

Frågor att ställa vid referenstagning

• Vilken roll hade du, och hur länge arbetade ni tillsammans?
• Vilka var kandidatens viktigaste arbetsuppgifter?
• Vad var kandidaten särskilt bra på? Kan du ge ett exempel?
• Vad skulle kandidaten kunna utveckla?
• Hur fungerade samarbetet med kollegor och kunder?
• Hur hanterade kandidaten stress, förändringar eller konflikter?
• Varför slutade kandidaten?
• Skulle du anställa kandidaten igen?
• Finns det något jag bör veta för att lyckas som chef för den här personen?

Ställ öppna frågor och be om exempel. Det är detaljerna som säger något.

Det här får du inte fråga om

Frågor om hälsa, graviditet, familjeplanering, religion, etnicitet, sexuell läggning, politisk åsikt eller fackligt medlemskap hör inte hemma i en referenstagning. Håll dig till hur personen har utfört sitt arbete. Anteckna bara det som är relevant för anställningen och hantera anteckningarna som personuppgifter enligt GDPR.

Så tolkar du svaren

• Tvekan och allmänna svar kan betyda att referensen håller inne med något. Ställ en följdfråga
• Jämför svaren med det kandidaten berättade i intervjun
• En svag punkt är sällan ett problem. Ett mönster är det
• Svaret på om de skulle anställa kandidaten igen säger ofta mest

Vanliga misstag

• Att använda referenserna för att bekräfta ett beslut som redan är fattat
• Ledande frågor som bara går att svara ja på
• Att inte anteckna, så att kandidaterna inte går att jämföra efteråt

Måste kandidaten godkänna referenstagning?

Kandidaten ska känna till och godkänna att du kontaktar referenserna. Ring dem kandidaten har uppgett och fråga innan du kontaktar andra.

Hur många referenser ska man ta?

Två är vanligt. För chefstjänster kan tre vara klokt, varav en person som kandidaten har lett.

Får man ringa nuvarande arbetsgivare?

Bara om kandidaten säger ja. Många har inte berättat för sin arbetsgivare att de söker nytt jobb.