Workday og ekstern sourcing: mer kandidatflyt for norske selskaper uten å endre oppsettet

Workday er bygget for å håndtere kandidater og stillinger i stor skala på tvers av land og forretningsområder, ikke for å generere dem. Større norske selskaper som bruker Workday, har ofte robuste prosesser, men opplever at kandidatflyten avhenger av dem som allerede søker. Et eksternt sourcing-lag kan øke søkertilfanget uten å røre godkjenningskjeder eller konfigurasjon. I denne guiden går vi gjennom hvordan.

Hva Workday gjør bra

• Håndtering av stillinger og kandidater i stor skala
• Godkjenningskjeder og kontroll
• Integrasjon med HR, lønn og organisasjonsdata
• Rapportering og compliance
• Støtte for komplekse organisasjoner

Hva som ofte mangler

Workday gir deg kontroll og oversikt, men ikke automatisk kandidatflyt. For roller med mange stillinger, eller roller der kandidatene er passive, blir pipelinen tynn uten en ekstern kilde.

Slik kobles et sourcing-lag på

• Kampanjer når passive kandidater i riktig område
• Kandidatene kvalifiseres mot kravene før de leveres
• Bare treff overføres til Workday via API, i riktig krav og steg
• Godkjenningskjeder og konfigurasjon berøres ikke
• Kilde og kampanje registreres for oppfølging

Hva som forblir uendret

• Workday-konfigurasjonen
• Godkjenninger og arbeidsflyt
• Integrasjoner mot øvrige HR-systemer
• Rapportering og styring

Sikkerhet og styring

Store selskaper har krav til datasikkerhet og styring. Avklar hvilke data som overføres, hvordan de lagres og hvem som har tilgang, og la IT og personvernombud være med tidlig.

Hvilke data som overføres

• Navn og kontaktinformasjon
• Svar på kvalifiserende spørsmål
• Kilde og kampanje
• Samtykke og tidspunkt
• Kobling til riktig stilling og steg i Workday

Det overføres bare det som trengs for å følge opp kandidaten. Avklar med leverandøren hvordan dataene lagres og slettes, og at rutinene for godkjenningskjedene og konfigurasjonen ikke berøres.

Slik måler du effekten

• Antall kvalifiserte kandidater per uke fra sourcing-laget
• Kostnad per kvalifiserte kandidat sammenlignet med andre kilder
• Tid fra interesse til første samtale
• Andel som blir ansatt, og avgang de første månedene

Sammenlign resultatene med det dere får via krav og godkjenninger alene. Bruk tallene til å avgjøre om du utvider til flere roller.

Vanlige feil

• Å starte for bredt i stedet for å pilotere på én eller to roller
• Å endre arbeidsflyten i Workday unødvendig
• Å glemme å registrere kilde og kampanje
• Å ikke involvere IT og personvern tidlig

Et eksempel

Et selskap med jevnlig behov for tekniske roller kobler et sourcing-lag til Workday for tre roller. Kandidatene dukker opp i de eksisterende kravene, og rekrutterne jobber som før. Eksempelet er illustrerende.

En plan for de neste 30 dagene

• Uke 1: velg roller og avklar sikkerhet og integrasjon
• Uke 2: sett opp og test
• Uke 3: start en pilot
• Uke 4: mål og bestem utvidelse

Slik hjelper SmartHire

SmartHire er et sourcing-lag som kobles til Workday og leverer bare kvalifiserte treff. Første filtrerte kandidater kommer typisk innen 2–5 dager.

Må vi endre Workday-oppsettet?

Nei. Kandidatene overføres via integrasjon, og konfigurasjonen berøres ikke.

Hvordan håndteres personvern og sikkerhet?

Avklar datahåndtering, lagring og tilgang med leverandøren, og involver IT og personvernombud.

Hvilke roller passer best?

Roller med mange stillinger eller der kandidatene er passive.