Rekrutteringsproces: trin, tjekliste og tips når der er mangel på arbejdskraft

En rekrutteringsproces består typisk af seks trin: behovsafklaring, kravprofil, annoncering og sourcing, screening, samtaler og beslutning, og onboarding. Jo tydeligere du definerer hvert trin og ejeren af det, desto hurtigere og mere sikkert besætter du stillingen, også når kandidaterne er svære at finde.

Trin for trin: den klassiske rekrutteringsproces

Selv om detaljerne varierer fra stilling til stilling, følger de fleste forløb den samme grundstruktur. Brug trinene herunder som skabelon, og tilpas dem til din virksomheds størrelse, branche og antal beslutningstagere.

• Behovsafklaring: Skal stillingen besættes, ændres eller afløses af en anden løsning? Hvad skal personen løse inden for de første måneder?
• Kravprofil: Skeln mellem nødvendige kompetencer og ønsker. Beskriv også kultur og samarbejde.
• Annoncering og sourcing: Stillingsopslag, netværk, portaler, sociale medier og direkte kontakt til kandidater.
• Screening: Gennemgå cv'er og ansøgninger mod kravprofilen, evt. en kort telefonsamtale.
• Samtaler og vurdering: Strukturerede samtaler, evt. test og referencer, og en samlet vurdering.
• Tilbud og onboarding: Hurtigt tilbud, klar kontrakt og en plan for de første uger.

Hvert trin kan trække ud, hvis ingen har ansvaret. Skriv ned, hvem der gør hvad, og aftal, hvor lang tid de enkelte trin må tage, så kandidater ikke falder fra undervejs.

Rekrutteringsproces: tidsplan og tjekliste

Der findes ingen fast tidsramme, der passer til alle stillinger, fordi tiden afhænger af branche, niveau og opsigelsesvarsler. Til gengæld kan du styre de dele, du selv har indflydelse på. Brug listen til at finde ventetid, der kan fjernes.

• Er behovet godkendt og budgettet på plads, før opslaget skrives?
• Er alle, der skal deltage i samtalerne, booket i kalenderen på forhånd?
• Svarer I ansøgere inden for få hverdage, også hvis svaret er nej?
• Har I et fast sæt spørgsmål, så kandidater kan sammenlignes retfærdigt?
• Er referencer og eventuelle dokumenter klar til at blive indhentet hurtigt?
• Er tilbuddet forberedt, så beslutning og kontrakt ikke venter på intern godkendelse?
• Er onboarding planlagt, så ny medarbejder ikke starter med tomme hænder?

De fleste forsinkelser opstår ikke i selve vurderingen, men i ventetiden mellem trinene. En kandidat, der venter længe på svar, har ofte allerede sagt ja til en anden.

Mangel på arbejdskraft: sådan tilpasser du processen

Når der er mangel på arbejdskraft i din branche eller region, ændrer forholdene sig: Der er færre aktive ansøgere, og de gode har flere valgmuligheder. Det betyder, at du skal arbejde mere aktivt og fremstå som en arbejdsgiver, der er nem at sige ja til. Omfanget af mangel varierer mellem brancher og landsdele, så tjek aktuelle tal fra fx Styrelsen for Arbejdsmarked og Rekruttering eller din brancheorganisation.

• Se også dem, der ikke søger aktivt. Sourcing og målrettet annoncering på sociale medier når kandidater, der aldrig besøger jobportaler.
• Gør kravprofilen smidigere. Kan nogle krav læres på jobbet? Kan en tæt relateret baggrund være nok?
• Vær hurtig. Forkort tiden fra ansøgning til samtale og fra samtale til tilbud.
• Vær konkret om løn, vilkår og udvikling i annoncen.
• Overvej fleksible løsninger som deltid, hjemmearbejde eller oplæring.
• Fasthold dine nuværende medarbejdere. Fastholdelse er ofte billigere end ny rekruttering.

Undgå at sænke kvalitetskravene uden at tænke over konsekvenserne. En hurtig ansættelse, der ikke holder, koster mere end en ledig stilling i nogle uger ekstra.

Regler du skal kende i rekrutteringen

Dit stillingsopslag må ikke signalere et ønske om et bestemt køn, og reglerne beskytter også mod forskelsbehandling på bl.a. alder og handicap. Vær også varsom med at målrette annoncer på sociale medier efter køn og alder. Tjek jeres formuleringer, og få en jurist til at se på tvivlstilfælde.

Dernæst gælder databeskyttelsesreglerne for alle oplysninger om ansøgere. Der er ingen fast slettefrist for afviste ansøgere, så du skal kunne begrunde, hvor længe du gemmer oplysninger. I konkrete sager har Datatilsynet accepteret seks måneder og, til dokumentation ved eventuelle diskriminationsklager, 24 måneder. Vil du gemme en ansøger til fremtidige stillinger, kræver det som udgangspunkt samtykke. Tjek de aktuelle retningslinjer hos Datatilsynet, da praksis kan ændre sig.

De hyppigste fejl i rekrutteringsprocessen

Fejlene i en rekrutteringsproces er ofte organisatoriske snarere end faglige. Her er dem, der oftest koster tid, kandidater eller gode ansættelser, og som du kan rette uden nye systemer.

• Uklar kravprofil, så alle vurderer efter forskellige kriterier.
• For mange runder, som skubber kandidater til konkurrenter.
• Ingen feedback til ansøgere.
• Beslutninger baseret på mavefornemmelse alene.
• Ingen plan for onboarding, så den nye medarbejder hurtigt siger op igen.

Den mest udbredte fejl er at starte med annoncen, før behovet er afklaret. Brug et par timer på de første to trin, og resten går lettere.

Hvor lang tid tager en rekrutteringsproces?

Det varierer markant efter stilling, branche og opsigelsesvarsel, og der er ingen tidsramme, der gælder for alle. Du kan dog forkorte forløbet ved at aftale samtaletidspunkter på forhånd, svare hurtigt og have tilbuddet forberedt. Mål selv tiden fra opslag til accepteret tilbud, så du kan forbedre den over tid.

Hvem skal være med i rekrutteringsprocessen?

Typisk den nærmeste leder, en repræsentant for teamet og eventuelt HR. Hold gruppen lille, så beslutninger ikke trækker ud, men sørg for, at alle kender kravprofilen og deres rolle. Ved samtaler kan et fælles scorecard gøre vurderingen mere sammenlignelig.

Hvad er forskellen på rekruttering og sourcing?

Rekruttering er hele forløbet fra behov til ansættelse. Sourcing er den del, hvor du aktivt finder og kontakter kandidater, i stedet for at vente på ansøgninger. Ved mangel på arbejdskraft fylder sourcing ofte mere, fordi mange relevante personer ikke selv søger.

Skal jeg bruge et rekrutteringsbureau eller gøre det selv?

Det afhænger af stilling, tid og interne ressourcer. Gør du det selv, har du kontrol og lavere omkostninger, men det kræver tid. Et bureau kan aflaste, men koster typisk mere. Du kan også dele opgaven og købe hjælp til én del, for eksempel sourcing.

Hvad kan du gøre, hvis du ikke får nok kandidater?

Prøv at udvide sourcingen ud over portalerne. SmartHire er en rekrutterings- og sourcingtjeneste, der leverer kandidater fra målrettede kampagner på sociale medier direkte til dit ATS eller til din rekrutterer. De første filtrerede kandidater kommer typisk efter to til fem dage. Vikarbureauer kan også bruge tjenesten til at fylde deres kandidatpulje.