ATS-system: hvad det er, og hvordan du vælger rekrutteringssystem

Et ATS-system (applicant tracking system) er et rekrutteringssystem, der samler stillingsopslag, ansøgere, noter, interviews og beslutninger ét sted. Det erstatter indbakker og regneark med en fælles proces, så du kan se, hvem der har søgt, hvem der er i spil, og hvad der mangler at ske, uden at lede i mails.

Hvad et ATS-system gør i praksis

Kernen i et ATS-system er en database over kandidater, koblet til en arbejdsgang. Ansøgninger kommer ind fra din karriereside, fra opslag på jobportaler eller fra kandidater, du selv har fundet. Hver kandidat får en profil med cv, kontaktoplysninger, noter og en status, for eksempel ny, til samtale, tilbud eller afvist.

De fleste systemer kan desuden sende standardbeskeder til ansøgere, planlægge samtaler sammen med kalenderen og give flere interviewere mulighed for at give struktureret feedback. Det gør processen sporbar: Du kan se, hvorfor en kandidat blev valgt fra, og du kan genbruge en tidligere ansøger, når en lignende stilling åbner.

Et ATS-system finder ikke selv kandidater, og det skaber ikke flere ansøgere. Det organiserer dem, der allerede er på vej ind. Mange virksomheder oplever derfor, at deres rekrutteringssystem fungerer fint, men at der mangler tilgang af ansøgere, især til stillinger, hvor kandidaterne ikke selv søger aktivt.

Rekrutteringssystem, rekrutteringsværktøj og CRM: forskellen

I daglig tale bruges rekrutteringssystem, rekrutteringsværktøj og ATS-system om det samme, men der er nuancer, som betyder noget, når du skal vælge. Her er en enkel opdeling, som du kan bruge som tjekliste i de første leverandørmøder:

• ATS-system: styrer ansøgere og proces for konkrete stillinger. Fokus på opslag, ansøgninger, interviews og tilbud.
• Rekrutterings-CRM: styrer relationer til kandidater, der endnu ikke har søgt. Fokus på talentpuljer, opfølgning og kampagner.
• Rekrutteringsværktøj (bred betydning): kan være alt fra videointerview og test til opslagsdistribution og referenceindhentning.
• Onboarding- og HR-systemer: tager over, når kandidaten er ansat, og hører normalt ikke med i et rekrutteringssystem.

Mange leverandører pakker flere dele sammen. Spørg derfor altid, hvilke funktioner der er standard, og hvilke der koster ekstra, i stedet for at tage et samlet produktnavn for pålydende.

Sådan vælger du ATS-system: tjekliste

Start med din egen proces, ikke med leverandørernes funktionslister. Beskriv, hvor mange stillinger du besætter, hvem der skal bruge systemet, og hvor processen i dag går i stå. Brug derefter punkterne nedenfor, når du sammenligner.

• Antal brugere og roller: Kan afdelingsledere se deres egne kandidater uden at se alle andres?
• Opslag: Kan systemet publicere til din karriereside og til de portaler, du bruger, fx Jobindex og Jobnet, eller skal du indtaste manuelt?
• Integrationer: Kan det kobles til e-mail, kalender, lønsystem og din hjemmeside?
• Sprog: Findes ansøgerportal og skabeloner på dansk, og kan kandidater søge fra mobilen?
• Databeskyttelse: Kan du sætte automatiske slettefrister og dokumentere, hvad der er gemt og hvorfor?
• Prismodel: Pris pr. bruger, pr. stilling eller fast årsabonnement, og hvad koster opsigelse eller dataeksport?
• Support: Hvem svarer, og på hvilket sprog, når noget ikke virker midt i en rekruttering?

Bed om en prøveperiode og kør en rigtig stilling igennem. Det afslører hurtigt, om systemet passer til din måde at arbejde på, eller om du skal bøje processen efter værktøjet.

GDPR og danske regler for ansøgerdata

Et ATS-system gemmer personoplysninger, så databeskyttelsesreglerne gælder fuldt ud. Du behøver som udgangspunkt ikke gemme oplysninger om afviste ansøgere, men du kan have brug for dokumentation, hvis en ansøger klager over diskrimination. Der findes ingen fast lovbestemt slettefrist. I konkrete sager har Datatilsynet accepteret opbevaring i seks måneder og, til dokumentation ved eventuelle diskriminationsklager, i 24 måneder. Længere opbevaring kræver en saglig og konkret begrundelse. Du skal altså selv vurdere behovet og kunne forklare den frist, du vælger.

Hvis du vil gemme en ansøger for at kunne kontakte vedkommende om fremtidige stillinger, kræver det som udgangspunkt samtykke. Vælg derfor et system, hvor du kan registrere samtykke, sætte slettedato og slette en kandidat helt, hvis vedkommende beder om det. Regler og praksis kan ændre sig, så kontroller altid de aktuelle krav hos Datatilsynet eller din jurist.

Typiske fejl ved valg af rekrutteringssystem

Mange fejl går igen, når virksomheder vælger rekrutteringssystem for første gang. De fleste kan undgås, hvis du kender dem på forhånd og tager dem op i dialogen med leverandøren.

• At købe efter funktionsliste i stedet for efter proces, så halvdelen af funktionerne aldrig bruges.
• At glemme, at nogen skal vedligeholde systemet, skabeloner og brugere.
• At importere gamle cv'er uden at have afklaret grundlag og slettefrister.
• At forvente, at systemet i sig selv giver flere ansøgere.
• At vælge en leverandør, hvor dataeksport er besværlig eller dyr, hvis du senere vil skifte.

Den sidste fejl er den dyreste. Spørg allerede før kontrakten, i hvilket format du kan få alle kandidater, noter og historik ud, og hvad det koster.

Hvad er forskellen på et ATS-system og en jobportal?

En jobportal som Jobindex eller Jobnet er et sted, hvor jobsøgende finder dit opslag. Et ATS-system er det interne værktøj, hvor du håndterer de ansøgninger, opslaget skaber. De to supplerer hinanden: Mange ATS-systemer kan publicere til portaler og samle svarene i én oversigt, men portalen er ikke dit rekrutteringssystem.

Har små virksomheder brug for et ATS-system?

Det afhænger af volumen og kompleksitet. Rekrutterer du få gange om året, kan en fast mappestruktur og en simpel kandidatliste være nok. Når flere personer er involveret, når du har flere åbne stillinger samtidig, eller når du vil kunne dokumentere dine valg, begynder et rekrutteringssystem at betale sig i sparet tid og færre tabte kandidater.

Kan et ATS-system finde kandidater for mig?

Nogle systemer har søgefunktioner i deres egen database og kan kobles til sourcing-værktøjer, men selve systemet er først og fremmest et arbejdsredskab til at styre dem, der allerede er i processen. Skal du have kandidater ind, der ikke selv søger, har du brug for aktiv sourcing eller annoncering ud over systemet.

Hvor lang tid tager det at indføre et rekrutteringsværktøj?

Det varierer med systemets størrelse og dine integrationer. Et simpelt system kan tages i brug på kort tid, mens større løsninger med tilpassede arbejdsgange og dataimport kræver planlægning. Aftal en konkret tidsplan med leverandøren, og start med én afdeling eller stilling, før du ruller ud til hele organisationen.

Hvordan hænger et ATS-system sammen med GDPR?

Systemet er dit værktøj, men du er dataansvarlig. Du skal have et lovligt grundlag for behandlingen, informere ansøgerne, begrænse adgangen og slette data, når de ikke længere er nødvendige. Sørg for en databehandleraftale med leverandøren, og spørg, hvor data opbevares, og hvilke underleverandører der er involveret.

Hvad gør man, når systemet er klar, men ansøgerne udebliver?

Så er flaskehalsen tilstrømningen, ikke værktøjet. SmartHire er en rekrutterings- og sourcingtjeneste, der leverer kandidater fra målrettede kampagner på sociale medier direkte til dit eksisterende ATS eller til din rekrutterer. De første filtrerede kandidater kommer typisk efter to til fem dage. SmartHire erstatter ikke dit ATS og er ikke vikarudlejning, men arbejder sammen med det system, du allerede har.