Så slutar du lägga timmar på kandidater som inte passar

Fråga vilken rekryterare som helst om den största frustrationen i jobbet, och svaret är ofta detsamma: att lägga tid på kandidater som aldrig borde varit i processen. CV:n som inte matchar, screeningsamtal som tar 30 minuter för att landa i det som var uppenbart från början. Det är inte ett mänskligt problem – det är en systemfråga.

Checklista

• Kravprofilen är tydlig och kan kontrolleras
• Intresseanmälan har kvalificeringsfrågor
• Ni ringer bara kandidater som klarat baskraven
• Ni mäter tiden per screeningsamtal
• Ni följer upp vilka som filtrerats bort

Vad kostar ett irrelevant screeningsamtal?

Ett typiskt screeningsamtal tar 20–40 minuter, plus kalenderhantering, förberedelse och anteckningar efteråt. Räknar du in alla irrelevanta samtal under en vecka är det inte ovanligt att en rekryterare lägger 5–8 timmar på kandidater som aldrig var aktuella. Det är en hel arbetsdag – varannan vecka.

• 20–40 min per screeningsamtal inklusive admin
• En genomsnittlig rekryterare genomför 8–15 screeningar per vecka
• Av dessa är 40–60 % kandidater som inte går vidare till intervju
• Det motsvarar 3–6 timmar bortkastad tid per rekryterare och vecka

Varför det händer – och det är inte ditt fel

Problemet börjar högre upp i tratten. När sourcingen inte är precis nog, eller när kandidater självrapporterar kvalifikationer som inte håller, hamnar irrelevanta profiler i inkorgen. Det enda sättet att stoppa det är att kvalificera tidigare och mer precist – automatiskt och baserat på faktiska krav, inte självpresentation.

Automatisk filtrering mot definierade krav

När ni sätter kravprofilen tydligt – erfarenhet, roll, geografi, specifika kvalifikationer – och systemet filtrerar mot dessa kriterier automatiskt innan något landar i kalendern, ser bilden annorlunda ut. Ni börjar arbetsdagen med en lista över kandidater som redan är grundläggande kvalificerade och intresserade. Det är den enda varaktiga lösningen.

Ett enkelt sätt att räkna på det

Skriv ned hur många screeningsamtal ni hade förra månaden, hur många som gick vidare och hur lång tid varje samtal tog. Multiplicera de som inte gick vidare med tiden per samtal. Det är tiden du kan vinna tillbaka.

Tre saker du kan ändra denna vecka

• Skriv om annonsen så att den tydligt säger vem som inte är rätt
• Lägg till tre ja/nej-frågor i intresseanmälan
• Sluta ringa kandidater som inte uppfyller baskraven

Hur många timmar kan jag spara?

Det beror på volymen. Räkna på era egna siffror enligt exemplet ovan.

Blir jag av med bra kandidater om jag filtrerar hårt?

Risken finns. Granska regelbundet de som filtreras bort och justera kraven.

Var börjar jag?

Skärp kravprofilen och lägg till ett par kvalificeringsfrågor i första steget.