Rekryteringsbyrå eller inhouse-rekrytering: vad lönar sig för ditt företag?

Ska du använda en rekryteringsbyrå eller bygga rekryteringen i den egna verksamheten? Frågan ställs av alla som växer, och svaret är sällan detsamma för alla företag. Det beror på hur många du anställer, vilken typ av roller det gäller, hur snabbt du måste leverera och hur mycket kontroll du vill ha. I den här guiden jämför vi de två modellerna på kostnad, kontroll, kvalitet, hastighet och flexibilitet, och visar när var och en lönar sig. Vi tittar också på den hybridmodell som många hamnar i.

Vad inhouse-rekrytering innebär

Inhouse-rekrytering betyder att företaget själv står för sökandet, bedömningen och anställningen, med egna rekryterare eller HR-ansvariga. Du äger processen, kandidaterna och kunskapen. I gengäld måste du själv skaffa kandidater, och det är ofta där det tar stopp.

Vad en rekryteringsbyrå ger dig

En rekryteringsbyrå levererar ett färdigt urval av kandidater mot ett arvode, vanligtvis 15–25 % av kandidatens förväntade årslön. Du får tillgång till byråns nätverk, erfarenhet och kapacitet utan att bygga dem själv. Du betalar per anställning, och du äger inte det byrån bygger upp längs vägen.

Kostnad: så räknar du

Jämför inte bara priset för en anställning. Titta på vad du betalar under ett helt år och vad du sitter kvar med.

• Byrå: arvode per anställning, vanligtvis 15–25 % av årslönen, varje gång
• Inhouse: lön och lönebikostnader för rekryterare, verktyg, annonskostnader och den tid som linjechefer lägger ner
• Vid få anställningar är byrå ofta billigast, eftersom du inte har fasta kostnader
• Vid många och regelbundna anställningar blir inhouse som regel billigare per anställning
• Räkna också med kostnaden för att en tjänst står obesatt

Ett räkneexempel: för en tjänst med 500 000 kr i årslön och ett arvode på 20 % betalar du 100 000 kr per anställning. Anställer du tio sådana per år blir räkningen en miljon kronor. Siffrorna i ditt företag är andra, men logiken är densamma: ju fler du anställer, desto mer talar för att bygga kapacitet själv.

Kontroll och kunskap

Med inhouse-rekrytering behåller du kontrollen över processen, kandidatupplevelsen och arbetsgivarvarumärket. Du bygger upp kunskap om vad som fungerar för dina roller, och den stannar i företaget. Med byrå får du en extern part mellan dig och kandidaterna, och erfarenheten blir kvar hos byrån.

Kvalitet och träffsäkerhet

Byråer är bra när de känner branschen och har ett nätverk i just den målgrupp du söker. Då kan de nå kandidater du inte skulle hitta själv. Inhouse har fördelen att du känner kulturen och kraven bättre än någon utomstående, och kan avgöra om en kandidat verkligen passar.

Hastighet och kapacitet

En byrå kan sätta flera personer på ett uppdrag direkt, något ett litet internt team sällan klarar. Samtidigt får du räkna med några veckor från start till de första kandidaterna, och kanske längre för specialiserade roller. Ett internt team kan vara snabbt när pipelinen är byggd, men är sårbart när många tjänster dyker upp samtidigt.

När en rekryteringsbyrå är rätt val

• Enstaka chefstjänster och specialister där nätverk och diskretion spelar roll
• När du inte har intern kapacitet eller kompetens att söka
• Första gången du rekryterar på en ny marknad eller i en ny bransch
• När tjänsten ska tillsättas utan att marknaden ska veta att den är ledig
• När du behöver en extra bedömning utifrån

När inhouse är rätt val

• När du anställer samma typ av roll flera gånger om året
• När du har ett återkommande behov och vill slippa betala arvode varje gång
• När du vill bygga kunskap och arbetsgivarvarumärke i huset
• När rollerna är mer operativa, som butik, lager, service och vård
• När du vill äga kandidatdata och pipeline

Hybridmodellen: det bästa av båda

De flesta företag behöver inte välja en av delarna. En vanlig modell är att använda byrå till de sällsynta, specialiserade toppjobben och bygga eget kandidatflöde till allt som återkommer. Då får du byråns nätverk där det ger mest värde, utan att betala arvode för varenda anställning.

Så kommer du i gång med en hybridmodell

• Kartlägg anställningarna de senaste två åren och dela in dem i återkommande och unika roller
• Välj en återkommande roll att bygga ett eget kandidatflöde för
• Behåll byrå för de unika och specialiserade tjänsterna
• Jämför kostnad per anställning mellan modellerna efter tre till sex månader
• Flytta gradvis fler roller över till eget kandidatflöde där siffrorna talar för det

Inhouse gjort rätt: det du behöver

Inhouse-rekrytering misslyckas ofta inte på kompetens, utan på tillgång till kandidater. Utan ett jämnt kandidatflöde sitter rekryteraren och väntar på sökande som inte kommer. Det du behöver är ett sätt att nå kandidater som inte letar aktivt, ett system för att snabbt kvalificera dem och en uppföljning som håller dem engagerade.

• Sourcing: kampanjer och kanaler som når passiva kandidater
• Kvalificering: automatisk filtrering mot kraven, så att rekryteraren lägger tiden på dem som passar
• Pipeline: en överblick över kandidater i olika steg, gärna i det ATS du använder
• Mätning: kostnad per anställning, tid till anställning och källa till anställning
• Arbetsgivarvarumärke: annonser och innehåll som berättar ärligt hur det är att jobba hos er

Kostnaden av att vänta

Varje vecka en tjänst står obesatt kostar det i förlorad produktion, övertid och press på teamet. Ta med den kostnaden när du jämför modellerna, inte bara arvodet. En byrå som är snabbare på en kritisk tjänst kan löna sig även om den är dyrare per anställning.

Vanliga missförstånd

• Inhouse innebär att anställa fler rekryterare: ofta räcker det att ge det befintliga teamet bättre verktyg och tillgång till kandidater
• Byrå är alltid det trygga valet: det är dyrt för roller som återkommer, och du bygger inget du själv äger
• Man måste välja en modell: de flesta får bäst resultat med en blandning
• Inhouse är alltid billigast: vid få anställningar kan byrå vara mer ekonomiskt

Så bestämmer du dig

• Hur många anställningar har du per år, och hur lika är rollerna?
• Hur snabbt måste du ha folk på plats?
• Har du intern kapacitet och kompetens att rekrytera?
• Hur mycket värde har det för dig att äga kandidaterna och kunskapen?
• Vad kostar det dig varje månad en tjänst står obesatt?

Så hjälper SmartHire inhouse-team

SmartHire ger inhouse-team en byråliknande sourcingkapacitet utan byråns arvode. Vi skapar annonser på Meta, Instagram, TikTok och Snapchat, skräddarsydda landningssidor och AI-filtrering mot dina krav, och levererar bara träffar in i den pipeline eller det ATS du redan använder. De första filtrerade kandidaterna kommer vanligtvis inom 3–5 dagar.

Är rekryteringsbyrå eller inhouse billigast?

Det beror på volymen. Vid få anställningar är byrå ofta billigast, eftersom du inte har fasta kostnader. Vid många och regelbundna anställningar blir inhouse som regel billigare per anställning, särskilt när du bygger en pipeline du kan återanvända.

Vad kostar en rekryteringsbyrå?

Arvodet ligger vanligtvis på 15–25 % av kandidatens förväntade årslön. För en årslön på 500 000 kr blir det ofta mellan 75 000 och 125 000 kr per anställning.

Kan ett litet team rekrytera inhouse utan byrå?

Ja, om du har tillgång till kandidater. Det svåraste är att få tillräckligt många kvalificerade sökande, inte själva bedömningen. Med riktade kampanjer och automatisk kvalificering kan ett litet team rekrytera effektivt utan att anlita byrå för varje tjänst.

Kan jag kombinera byrå och inhouse?

Ja, och många gör det. Använd byrå till enstaka specialisttjänster och till sökningar där du behöver diskretion, och bygg eget kandidatflöde till roller som återkommer.

Vad är den största risken med inhouse?

Att du inte får tillräckligt många kvalificerade kandidater, och att rekryterare i stället lägger tiden på att vänta eller sortera. Lösningen är att bygga ett jämnt kandidatflöde med kanaler som når även dem som inte söker aktivt.