Vacature plaatsen: waar, hoe en met welke checklist

Een vacature plaatsen doe je door een heldere tekst te schrijven en die te publiceren op een of meer kanalen, zoals je eigen website, Indeed, Werk.nl van UWV, LinkedIn en social media. Kies kanalen die passen bij de functie en zorg dat reageren eenvoudig is.

Waar kun je een vacature plaatsen

Er zijn gratis en betaalde mogelijkheden. Voor de meeste werkgevers werkt een combinatie het best: een basis op eigen kanalen en een of twee externe platforms die passen bij de doelgroep. Vergelijk altijd de actuele voorwaarden en tarieven op de platforms zelf.

• Eigen website: je bepaalt vorm en toon, en bezoekers komen vaak al met interesse.
• Indeed: groot bereik, met zowel gratis vermeldingen als betaalde promotie; de voorwaarden wijzigen regelmatig.
• Werk.nl: de vacaturebank van UWV; je plaatst de vacature via Mijn werk.nl en logt in met eHerkenning.
• LinkedIn: geschikt voor specialistische functies en functies op hbo- en wo-niveau, met betaalde vermeldingen.
• Social media: Facebook, Instagram en TikTok voor het bereiken van mensen die niet actief zoeken.
• Sectorsites en regionale platforms voor vakmensen en lokale functies.

Vacature plaatsen op Facebook en Instagram: zo pak je het aan

Wie een vacature op Facebook wil zetten, kan een bericht op de bedrijfspagina delen of een betaalde advertentie opzetten. Bij een advertentie bepaal je de doelgroep onder meer op regio en interesses. Zo bereik je ook mensen die geen vacaturebank bezoeken, wat vooral nuttig is bij schaarse of praktische functies.

Voeg een duidelijke knop of een formulier toe en houd de stap naar reageren kort. Gebruik echte beelden van het werk of het team. Let op de voorwaarden van Meta voor vacatureadvertenties: daarvoor kunnen beperkingen gelden voor targeting, bijvoorbeeld op leeftijd of geslacht.

Vacaturetekst schrijven die werkt

Bij het schrijven van een vacaturetekst geldt: begin met wat de kandidaat te bieden krijgt en wat de functie inhoudt, niet met een bedrijfsbeschrijving. Gebruik een concrete functietitel die mensen ook echt intypen, dus geen interne titel of jargon.

• Functietitel: gangbaar en zoekbaar, met plaats of regio erbij.
• Opening: in twee zinnen wat de baan is en waarom het interessant is.
• Taken: vijf tot acht concrete verantwoordelijkheden.
• Eisen: alleen wat echt nodig is; scheid must-haves van wensen.
• Aanbod: salarisindicatie, uren, flexibiliteit, ontwikkeling, reiskosten.
• Proces: hoe reageer je, wie belt terug en wanneer weet de kandidaat meer.
• Inclusieve toon: schrijf neutraal en toegankelijk voor alle groepen.

Checklist voor je vacature live gaat

Loop onderstaande punten door voordat je publiceert. Ze lijken vanzelfsprekend, maar juist hier gaat het vaak mis, en een kleine aanpassing vooraf scheelt later veel tijd en sollicitanten die onnodig afhaken.

• Klopt de functietitel met wat kandidaten zoeken?
• Staat er een salarisindicatie of range in?
• Kun je binnen een minuut reageren, ook op mobiel?
• Is er een eigenaar die binnen een of twee werkdagen reageert?
• Is er een privacyverklaring voor sollicitanten beschikbaar?
• Staat de vacature op de juiste kanalen, met dezelfde informatie overal?
• Weet je hoe je de bron van sollicitaties gaat meten?

Controleer ook of de tekst voldoet aan de regels over gelijke behandeling. Vragen of eisen die onderscheid maken op onder meer leeftijd, geslacht of afkomst horen niet in een vacature, tenzij daarvoor een wettelijke rechtvaardiging bestaat. Twijfel je, laat de tekst dan juridisch toetsen.

Veelgemaakte fouten bij vacatures

De meest gemaakte fout is een vacature die op alle andere lijkt. Lange lijsten met algemene eisen en nietszeggende frasen als 'dynamisch team' maken je niet onderscheidend. Schrijf specifiek over werk, team en wat iemand leert.

Een tweede veelvoorkomende fout is een traag proces. Een goede vacature levert niets op als reacties dagen blijven liggen. Daarnaast vergeten werkgevers vaak te meten welk kanaal de beste kandidaten oplevert, waardoor budget op de verkeerde plek blijft hangen.

Meten en bijsturen na publicatie

Kijk na een week hoeveel mensen de vacature zagen, hoeveel er op 'solliciteren' klikten en hoeveel er daadwerkelijk solliciteerden. Een groot verschil tussen weergaven en sollicitaties wijst meestal op een zwakke titel of een te zware sollicitatiestap. Pas dan eerst de titel en het formulier aan voordat je meer budget inzet.

Vergelijk ook de kwaliteit per kanaal. Een platform met veel reacties maar weinig passende kandidaten kost je vooral beoordelingstijd. Houd bij welk kanaal tot gesprekken en aanstellingen leidt, en verschuif je aandacht daarnaar.

Als plaatsen niet genoeg is

Niet iedere kandidaat kijkt op een vacaturebank. Voor lastige functies is actief benaderen vaak nodig. Een optie is SmartHire: deze recruitment- en sourcingdienst bereikt via social recruitment ook mensen die niet op vacaturebanken kijken, en levert de kandidaten af in het ATS of bij de recruiters van de organisatie. Het is geen ATS en geen uitzendbureau, al werken ook bemiddelings- en uitzendbureaus met SmartHire. De eerste gefilterde kandidaten volgen doorgaans binnen 2 tot 5 dagen.

Is vacature plaatsen gratis?

Soms wel. Op je eigen website plaats je een vacature zonder plaatsingskosten, en sommige platforms bieden gratis vermeldingen. Betaalde promotie vergroot meestal het bereik. Voorwaarden en prijzen verschillen per platform en wijzigen regelmatig, dus controleer ze zelf voordat je plant.

Hoe lang moet een vacature online staan?

Dat hangt af van de functie en het aantal reacties. Houd de vacature online zolang je kandidaten zoekt en haal hem direct weg zodra de functie vervuld is. Een verouderde vacature schaadt je werkgeversmerk.

Moet ik het salaris in de vacature zetten?

Steeds meer werkgevers doen dit en veel kandidaten verwachten het. Daarnaast ligt er een Nederlands wetsvoorstel ter uitvoering van de Europese richtlijn loontransparantie (2023/970). Het kabinet mikt op inwerkingtreding per 1 januari 2027, maar uitstel is mogelijk omdat de parlementaire behandeling nog loopt. Volgens het voorstel krijgen sollicitanten recht op informatie over het aanvangssalaris of de salarisschaal, vóór de salarisonderhandeling. De details kunnen nog wijzigen, dus controleer de actuele stand en geef in elk geval een indicatie.

Welke gegevens mag ik van sollicitanten vragen?

Vraag alleen wat nodig is voor de beoordeling, zoals werkervaring en opleiding. Informatie die niet relevant is, bijvoorbeeld over gezondheid of privéomstandigheden, hoort er in de regel niet bij. Raadpleeg de uitleg van de Autoriteit Persoonsgegevens over sollicitaties voor de actuele regels.

Wat is het beste moment om een vacature te plaatsen?

Er is geen vast beste moment. Plaats zodra de functie goedgekeurd is en je proces klaarstaat. Houd rekening met vakantieperiodes, waarin sommige doelgroepen minder zoeken, en test zelf wat bij jouw doelgroep het beste werkt.