ATS-systeem kiezen: wat het is, wat het kan en waar je op let

Een ATS-systeem (applicant tracking system) is recruitment software waarin je vacatures, sollicitaties en kandidaten op één plek beheert. Het zorgt dat geen kandidaat tussen wal en schip valt, houdt de voortgang per vacature bij en maakt het mogelijk om kandidaten samen met leidinggevenden te beoordelen.

Wat een ATS-systeem precies doet

Een ATS-systeem verzamelt sollicitaties uit verschillende bronnen, zoals je eigen website, jobboards en social media, en zet ze in één overzicht. Per kandidaat zie je de status, gesprekken, notities en documenten, en je kunt standaardberichten versturen zodat kandidaten snel antwoord krijgen.

Veel systemen bieden ook een publiceerfunctie voor vacatures, een carrièresite, agendakoppelingen voor gesprekken en rapportages over doorlooptijd en herkomst van kandidaten. Welke functies je echt gebruikt, hangt af van hoeveel je werft en hoeveel mensen er in het proces meewerken.

ATS of recruitment software: het verschil

In de praktijk worden de termen door elkaar gebruikt. Een ATS richt zich op het beheren van sollicitaties en het proces. Recruitment software is een bredere term en kan ook kandidatenrelatiebeheer, vacaturepromotie, planning en assessments omvatten. Kijk daarom naar de functies, niet naar de naam op de verpakking.

• ATS: sollicitaties, pijplijn, samenwerking, rapportage
• CRM voor kandidaten: contact houden met mensen die nog niet solliciteren
• Vacaturepromotie: bereik vergroten op jobboards en social media
• Assessments en screening: voorselectie op vaardigheden

Welke recruitment software past bij jouw organisatie

Begin bij je eigen proces. Hoeveel vacatures heb je per jaar, hoeveel mensen werken er in het proces en waar loop je nu vast? Een klein bedrijf met een paar vacatures per jaar heeft genoeg aan een eenvoudige oplossing. Een organisatie met doorlopende werving of meerdere vestigingen heeft meer nodig, zoals rollen en rechten, integraties en rapportages.

Maak een lijst van wat je moet hebben en wat prettig is om te hebben, en vraag leveranciers daarop te antwoorden. Laat het systeem testen door degenen die er elke dag mee werken, niet alleen door de inkoper.

Checklist: ATS-systeem kiezen

Gebruik onderstaande vragen als vaste lijst bij elke leverancier die je bekijkt. Door dezelfde vragen aan iedereen te stellen, vergelijk je appels met appels en voorkom je dat de beste demo wint in plaats van het beste systeem.

• Past de inrichting van het proces bij hoe je echt werft?
• Zijn de omgevingen voor kandidaten en leidinggevenden eenvoudig genoeg om zonder uitleg te gebruiken?
• Zijn er koppelingen met je HR-systeem, agenda en jobboards?
• Kun je rapporteren op doorlooptijd, bronnen en uitval per stap?
• Hoe ziet de prijsstelling eruit: per gebruiker, per vacature of per jaar, en wat kost uitbreiding?
• Hoe is de ondersteuning geregeld en in welke taal?
• Waar staat de data en wat gebeurt er bij beëindiging van het contract?

Vraag om een proefperiode en laat die uitvoeren met echte vacatures. Een demo toont wat een systeem kan; een proef laat zien wat het in jouw werk oplevert.

AVG en kandidaatgegevens in een ATS-systeem

Een ATS-systeem verwerkt persoonsgegevens, dus de AVG is van toepassing. Zorg voor een verwerkersovereenkomst met de leverancier, beperk toegang tot wie het nodig heeft en maak duidelijke afspraken over hoe lang gegevens van afgewezen kandidaten bewaard worden.

De bewaartermijn is een veelgemaakte valkuil. Bewaar gegevens niet langer dan nodig en alleen met toestemming van de kandidaat als je ze langer wilt houden. Raadpleeg de actuele richtlijnen van de Autoriteit Persoonsgegevens, want regels en uitleg kunnen veranderen.

Een ATS-systeem vult zichzelf niet: de rol van sourcing

Een ATS beheert kandidaten, maar het levert ze niet. Als er te weinig geschikte mensen solliciteren, lost een beter systeem dat niet op. Dan heb je een recruitmentcampagne nodig die kandidaten bereikt die niet actief zoeken, zodat je ATS gevuld wordt met mensen die passen.

Het loont om beide kanten te bekijken: eerst het systeem dat het proces ordent, en daarnaast een kanaal dat structureel kandidaten aanlevert. Zo voorkom je dat je een duur systeem inricht dat vooral lege vacatures beheert.

Veelgemaakte fouten bij de keuze van recruitment software

De meeste teleurstellingen na de aanschaf van een ATS-systeem zijn te voorkomen. Dit zijn de fouten die organisaties het vaakst maken wanneer ze recruitment software kiezen.

• Kiezen op basis van functies die je nooit gebruikt
• Geen betrokkenheid van de leidinggevenden die kandidaten beoordelen
• De implementatietijd onderschatten
• Niet kijken naar de kosten bij groei
• Vergeten hoe gegevens geëxporteerd worden

Een eenvoudig systeem dat iedereen gebruikt, is meer waard dan een uitgebreid systeem dat niemand opent. Kies daarom liever iets dat bij je team past dan het systeem met de langste functielijst.

Wat kost een ATS-systeem?

Dat verschilt sterk per leverancier en hangt af van het aantal gebruikers, vacatures en functies. Vraag een volledige offerte inclusief implementatie, koppelingen en ondersteuning, en vergelijk op de totale kosten per jaar in plaats van op de maandprijs alleen.

Heeft een klein bedrijf een ATS-systeem nodig?

Niet altijd. Met maar een paar vacatures per jaar kan een eenvoudig overzicht volstaan. Een ATS wordt interessant zodra meerdere mensen meebeoordelen, je regelmatig werft of je wilt weten waar kandidaten afhaken.

Hoe lang duurt het om een ATS-systeem in te voeren?

Een eenvoudig systeem kun je binnen enkele weken gebruiken. Bij koppelingen, migratie van oude gegevens en training van leidinggevenden duurt het langer. Plan de invoering buiten drukke wervingsperiodes.

Kan een ATS-systeem kandidaten voor me vinden?

Sommige systemen hebben zoekfuncties of aanbevelingen, maar ze werven niet actief namens jou. Daarvoor heb je sourcing of een recruitmentcampagne nodig die kandidaten benadert die niet solliciteren.

Kan SmartHire mijn ATS-systeem vullen?

Ja. SmartHire is geen ATS, maar een sourcingdienst: wij bereiken kandidaten via gerichte campagnes, filteren ze op jouw criteria en leveren passende kandidaten in je bestaande systeem of bij je recruiters, doorgaans binnen 2–5 dagen. Bekijk de prijzen of start direct.