Et HR-system er programvaren der du samler alt om de ansatte: personalopplysninger, kontrakter, fravær, ferie, lønnsgrunnlag og medarbeidersamtaler. Det kalles også HRM-system eller personalsystem. Målet er at HR, ledere og ansatte jobber i samme løsning i stedet for i regneark, e-post og permer.
Hva gjør et HR-system?
- Personalregister: kontaktinfo, stilling, avdeling, leder og kontrakter på ett sted
- Fravær og ferie: søknader, godkjenning og oversikt over saldo
- Lønnsgrunnlag: endringer som sendes videre til lønnssystemet
- Onboarding og offboarding: sjekklister når folk begynner og slutter
- Medarbeidersamtaler og mål
- Rapporter: turnover, sykefravær og antall ansatte
- Selvbetjening: ansatte oppdaterer egne opplysninger og laster ned dokumenter
HR-system eller ATS: hva er forskjellen?
Et HR-system handler om dem som allerede jobber hos deg. Et ATS (applicant tracking system) handler om dem som søker. ATS-et håndterer stillingsannonser, søknader, intervjuer og tilbud. Når kandidaten signerer, flyttes vedkommende over i HR-systemet.
| HR-system | ATS / rekrutteringssystem | |
|---|---|---|
| Hvem | Ansatte | Søkere og kandidater |
| Typiske funksjoner | Personalregister, fravær, lønnsgrunnlag | Annonser, søknader, intervjuplan |
| Hvem bruker det | HR, ledere, alle ansatte | Rekrutterere og ledere som ansetter |
Noen leverandører selger begge deler i samme pakke. Andre kobler sammen separate systemer. Les mer om rekrutteringsdelen i guiden vår om hva et ATS-system er.
Typer HR-systemer
- Alt-i-ett-plattformer for små og mellomstore bedrifter, ofte med lønn inkludert
- Store HCM-systemer for konsern med mange land og komplekse organisasjoner
- Spesialiserte verktøy for én ting, som turnus, læring eller medarbeiderundersøkelser
I Norge er det mange leverandører, både norske og nordiske. Velg ut fra behovet ditt i dag og om tre år, ikke ut fra lengst funksjonsliste.
Når trenger du et HR-system?
Sliter du med å finne siste versjon av en kontrakt, eller går feriesøknader på e-post? Da er det på tide. Mange bedrifter merker behovet når de passerer noen titalls ansatte, eller når de får flere avdelinger og ledere som skal godkjenne ting.
Sjekkliste før du velger
- Integrasjon mot lønnssystemet du bruker i dag
- Integrasjon mot ATS-et, så kandidatdata ikke tastes inn på nytt
- Norsk språk og norske regler for ferie, fravær og arbeidsmiljø
- Personvern: hvor data lagres, og om leverandøren har databehandleravtale klar
- Mobilapp for ansatte som ikke sitter ved PC
- Prismodell per ansatt og hva som koster ekstra
- Hvor lang tid innføringen tar, og hvem som gjør jobben
Vanlige feil
- Å kjøpe det største systemet fordi det virker trygt, og bruke en brøkdel av det
- Å glemme lederne: hvis de ikke bruker systemet, faller alt tilbake på HR
- Å flytte rotete data inn i et nytt system. Rydd først
Hvor SmartHire passer inn
SmartHire er verken HR-system eller ATS. Vi sørger for at du har gode kandidater å rekruttere: vi når folk som ikke søker aktivt med annonser i sosiale medier og leverer kvalifiserte kandidater rett inn i prosessen din.
Hva betyr HRM?
HRM står for human resource management, altså personalledelse. Et HRM-system er det samme som et HR-system.
Hva koster et HR-system?
De fleste tar betalt per ansatt per måned, ofte med en oppstartskostnad. Prisen varierer mye med hvilke moduler du trenger. Be om pris for ditt antall ansatte og de modulene du faktisk skal bruke.
Trenger små bedrifter et HR-system?
Ikke alltid. Med få ansatte kan et enkelt oppsett med lønnssystem og ryddige mapper holde. Når du får flere ledere og mer fravær å følge opp, sparer et HR-system mye tid.
Vil du øke kandidatflyten din?
La oss ta en prat om hvordan SmartHire kan hjelpe din bedrift.
Første filtrerte kandidater innen 2–5 dager · Uforpliktende