Personalvermittlung: Kosten, Ablauf und Unterschied zur Zeitarbeit

Eine Personalvermittlung sucht und prüft Kandidaten für Ihre offene Stelle, die neue Fachkraft wird anschließend direkt bei Ihnen angestellt. Bezahlt wird meist erfolgsabhängig, häufig als Anteil am ersten Bruttojahresgehalt. Bei der Zeitarbeit bleibt die Person dagegen beim Personaldienstleister angestellt und wird Ihnen nur überlassen.

Was eine Personalvermittlung leistet

Eine Personalvermittlung, oft auch Recruiting-Agentur genannt, übernimmt einen Teil Ihres Besetzungsprozesses. Dazu gehören die Schärfung des Anforderungsprofils, die Ansprache und Vorauswahl von Kandidaten sowie die Vorstellung geeigneter Profile. Die Begriffe werden nicht einheitlich verwendet: Personalberatungen und Headhunter konzentrieren sich häufig auf Fach- und Führungskräfte. Den Arbeitsvertrag schließen am Ende Sie und der Kandidat direkt.

Welche Leistungen genau enthalten sind, unterscheidet sich von Anbieter zu Anbieter. Manche Agenturen arbeiten mit einer eigenen Kandidatendatenbank, andere suchen gezielt und aktiv für eine einzelne Position. Klären Sie deshalb vorab, wie Kandidaten gefunden werden, wer die Gespräche führt und was bei einer Kündigung in der Probezeit gilt.

Kosten der Personalvermittlung und Honorarmodelle

Bei der Personalvermittlung fällt das Honorar meist erst an, wenn ein Arbeitsvertrag zustande kommt. In Ratgebern wird häufig ein Anteil von etwa 20 bis 30 Prozent des ersten Bruttojahresgehalts genannt, teils auch niedriger oder höher. Das sind Orientierungswerte aus Ratgeberseiten, keine verbindlichen Preise.

In der Praxis hängen die Konditionen von Branche, Position, Suchaufwand und Verhandlung ab. Die Modelle unterscheiden sich: Es gibt reine Erfolgshonorare, Modelle mit Anzahlung für die Suche, Pauschalen und gestaffelte Sätze nach Gehaltsniveau. Vergleichen Sie deshalb immer mehrere Angebote und prüfen Sie, was im Honorar enthalten ist.

• Reine Erfolgshonorare: Zahlung erst bei Abschluss des Arbeitsvertrags, häufig als Prozentsatz des ersten Bruttojahresgehalts.
• Gestaffelte Sätze: der Prozentsatz hängt von Gehaltsniveau oder Seniorität der Position ab.
• Pauschalen oder Anzahlungen: Teile des Honorars fallen für die Suche an, unabhängig vom Ergebnis.
• Zusatzkosten: Prüfen Sie, ob Anzeigen, Assessments oder Reisekosten extra berechnet werden.

Der Unterschied zwischen Personalvermittlung und Zeitarbeit

Der zentrale Unterschied liegt darin, wer Arbeitgeber ist. Bei der Vermittlung stellen Sie die Person selbst ein. Bei der Zeitarbeit, rechtlich Arbeitnehmerüberlassung, bleibt die Person beim Verleiher angestellt, arbeitet aber nach Ihren Weisungen in Ihrem Betrieb. Dafür braucht der Verleiher in Deutschland eine Erlaubnis nach dem Arbeitnehmerüberlassungsgesetz (AÜG). Die private Arbeitsvermittlung ist dagegen erlaubnisfrei, muss aber als Gewerbe angemeldet werden und die Vorgaben des SGB III einhalten.

Möchten Sie einen Zeitarbeitnehmer übernehmen, darf der Verleiher Ihnen das nach § 9 AÜG nicht verbieten. Zulässig ist aber eine angemessene Vermittlungsvergütung. Nach der Rechtsprechung des Bundesgerichtshofs sollte sie unter anderem mit zunehmender Überlassungsdauer sinken. Regeln und Praxis können je nach Land und Branche abweichen, lassen Sie Verträge im Zweifel rechtlich prüfen.

Vergleich: Personalvermittlung, Zeitarbeit und Active Sourcing

Die drei Wege lösen unterschiedliche Probleme. Die folgende Übersicht hilft bei der ersten Einordnung, ersetzt aber keinen Vergleich konkreter Angebote. Entscheidend ist, ob Sie eine dauerhafte Einstellung planen und wie viel Arbeit Ihr Team selbst übernehmen kann.

• Personalvermittlung: Sie stellen direkt ein, das Honorar fällt in der Regel erfolgsabhängig an, die Agentur bringt Marktkenntnis und Netzwerk ein und übernimmt Suche und Vorauswahl.
• Zeitarbeit: Die Person ist beim Verleiher angestellt und wird vorübergehend überlassen; geeignet für Auftragsspitzen und kurzfristigen Bedarf, nicht als direkte Festeinstellung.
• Active Sourcing oder Recruiting-Unterstützung: Ein Dienstleister liefert vorqualifizierte Kandidaten an Ihr Team oder Ihr Bewerbermanagement, die Gespräche und die Einstellung bleiben bei Ihnen.
• Eigene Suche: volle Kontrolle und keine Honorare, aber Zeitaufwand für Anzeigen, Ansprache und Screening.

Typische Fehler bei der Auswahl

Viele Unternehmen vergleichen nur den Prozentsatz und übersehen die Vertragsdetails. Ein niedriger Satz hilft wenig, wenn Nachbesetzungsfristen kurz sind oder Nebenkosten hinzukommen. Auch unklare Zuständigkeiten sorgen später oft für Ärger.

• Nur den Prozentsatz vergleichen, nicht Laufzeit, Nachbesetzungsregelung und Nebenkosten.
• Das Anforderungsprofil zu vage lassen, sodass die Agentur ungeeignete Kandidaten schickt.
• Keine Regelung für den Fall, dass ein Kandidat in der Probezeit ausscheidet.
• Mehrere Agenturen ohne klare Absprache auf dieselbe Stelle ansetzen.
• Zeitarbeit wählen, obwohl eine dauerhafte Festanstellung geplant ist.

Checkliste für die Entscheidung

Mit wenigen Fragen finden Sie heraus, welches Modell zu Ihrer Situation passt. Gehen Sie die Punkte vor dem ersten Gespräch mit einem Anbieter durch. Je mehr Fragen Sie klar beantworten können, desto gezielter wird der Vergleich.

• Brauche ich eine dauerhafte Festanstellung oder nur befristete Unterstützung?
• Wie schnell muss die Stelle besetzt sein, und wie viel Zeit hat mein Team für Screening?
• Habe ich bereits ein Bewerbermanagement, in das nur noch passende Kandidaten fließen müssen?
• Welche Kosten sind im Angebot enthalten, welche kommen hinzu?
• Was passiert, wenn der Kandidat früh ausscheidet?
• Hat der Anbieter Erfahrung in meiner Branche und Region?

Wann ergänzende Kandidatenlieferung sinnvoll ist

Wenn Ihr Team Gespräche und Einstellung selbst steuern will, aber zu wenige passende Bewerber erhält, kann eine reine Kandidatenlieferung genügen. Das gilt auch für Personalvermittlungen, deren Suche schneller Nachschub braucht. SmartHire liefert über Social Recruiting gefilterte Kandidaten an Ihr Bewerbermanagement oder Ihre Recruiter, erste Profile in der Regel nach 2 bis 5 Tagen. Es ist weder ein Bewerbermanagementsystem noch eine Personalüberlassung.

Was macht eine Personalvermittlung?

Sie sucht, spricht an und prüft Kandidaten für eine konkrete Stelle und stellt Ihnen passende Profile vor. Oft begleitet sie auch Gehaltsverhandlung und Vertragsabschluss. Eingestellt wird der Kandidat von Ihnen, nicht von der Agentur.

Wie viel kostet eine Personalvermittlung?

Häufig genannt werden etwa 20 bis 30 Prozent des ersten Bruttojahresgehalts, meist erst bei erfolgreicher Besetzung. Das sind Orientierungswerte, die je nach Anbieter, Position und Vertrag deutlich abweichen können. Vergleichen Sie mehrere Angebote und achten Sie auf Nachbesetzungsfrist und Nebenkosten.

Was ist der Unterschied zwischen einer Zeitarbeitsfirma und einer Personalvermittlung?

Bei der Personalvermittlung wird der Mitarbeiter direkt von Ihnen angestellt. Bei der Zeitarbeitsfirma bleibt er dort angestellt und wird Ihnen nur überlassen. Zeitarbeit passt zu befristetem Bedarf, Vermittlung zu dauerhaften Positionen.

Was ist die beste Personalvermittlung?

Eine allgemein beste Personalvermittlung gibt es nicht, es kommt auf Branche, Position und Region an. Prüfen Sie Spezialisierung, Referenzen, Vertragsbedingungen und Ablauf. Ein kurzes Vorgespräch zeigt meist schnell, ob der Anbieter Ihr Profil wirklich versteht.

Darf eine Personalvermittlung auch vom Bewerber Geld verlangen?

In Deutschland ist das nur eingeschränkt möglich. Nach § 296 SGB III braucht es einen schriftlichen Vertrag, die Vergütung ist nur bei erfolgreicher Vermittlung fällig, Vorschüsse sind unzulässig, und sie ist grundsätzlich auf 2.000 Euro einschließlich Umsatzsteuer begrenzt. Bei einem Aktivierungs- und Vermittlungsgutschein zahlt in der Regel die Agentur für Arbeit. In anderen Ländern gelten eigene Regeln.